Queensland University of Technology hat jetzt einen Live-Executive Assistant-Standort, und wenn Sie seit mehr als drei Jahren auf hohem Niveau administrativen Support in Brisbane leisten, sollten Sie die Positionsbeschreibung vor den Panel-Shortlists lesen. Die Rolle wird über QUTs Standard-Recruitment-Portal beworben, was bedeutet, dass Sie ein Konto erstellen oder einloggen müssen, bevor Sie die vollständigen Details sehen und eine Bewerbung einreichen können.

Hier ist, was zählt. QUT ist eine der größten öffentlichen Universitäten Australiens. Es betreibt seine beiden Hauptcampus Brisbane in Gardens Point im zentralen Geschäftsviertel und Kelvin Grove ein paar Kilometer nördlich, plus eine kleinere Präsenz in Caboolture. Rund 50.000 Studenten und mehrere tausend professionelle und akademische Mitarbeiter bewegen sich durch diese Campus jedes Jahr, und die Exekutivebene - Executive Deans, Pro Vice-Chancellors, Direktoren von Unternehmensportfolios, das eigene Büro des Vice-Chancellors - läuft auf der Arbeit einer relativ kleinen Anzahl von Executive Assistants.

Der Titel hat sich in zwanzig Jahren nicht viel geändert. Die eigentliche Arbeit hat. Ein Universitäts Executive Assistant bereitet heute Ausschusspapiere vor, jagt Aktionselemente von Besprechungen nach, verwaltet das Sortieren von Posteingängen für die Exekutive, bucht komplizierte Mehrbeinreisen, vereinigt Kreditkartenerklärungen und Reisevoraussetzungen und koordiniert oft das andere Verwaltungspersonal im Büro. Sie sind die Person, die weiß, wo alles ist, was zu tun ist und was die Exekutive sich nicht leisten kann.

Lesen Sie die QUT-Anzeige bevor Sie sich bewerben

QUTs Rekrutierungssystem folgt der gleichen Struktur, die die meisten australischen Universitäten für professionelle Personalrollen verwenden. Sie werden eine Positionsbeschreibung sehen, die die Rolle in Schlüsselverantwortlichkeiten, eine längere Liste von Auswahlkriterien und eine Referenznummer unterteilt.

Die Unterstützung eines Executive Dean in einer Gesundheitsfakultät bedeutet Ausschusszyklen, Akkreditierungsdokumente, externe Partner und klinische Stakeholder. Die Unterstützung eines Direktors eines Unternehmensportfolios wie Finanzen oder Menschen bedeutet Budgetzyklen, Projekte auf Unternehmensebene, eine sehr unterschiedliche Gruppe von Stakeholdern und weniger Studenten gegenüber Berührungspunkte. Beide Rollen werden als Executive Assistant bezeichnet. Nur einer von ihnen passt zu Ihnen, und Sie sollten wissen, welche bevor Sie drei Stunden auf einer Anwendung verbringen.

Die Auswahlkriterien sind keine Fensterverkleinerung. QUT-Paneele erzielen Antworten gegen sie. Wenn die Position nach Erfahrung bei der Vorbereitung von Vorstands- und Ausschusspapieren fragt und Sie nur das Tagebuchmanagement erwähnen, haben Sie die Kurzfassung verpasst, auch wenn Sie ein brillanter Tagebuchmanager sind. Dies ist die größte Verschiebung für Kandidaten aus dem privaten Sektor, wo ein einseitiger Brief und ein Lebenslauf in der Regel ausreichen. Universität Rekrutierung ist kriterienbezogen. Ihre Bewerbung ist Beweis.

Gehalt, HEW-Levels und was 17 Prozent Super mit dem Paket tut

Die Skala reicht von HEW 1 bis HEW 10, und Executive Assistant Rollen bei QUT und vergleichbaren Universitäten sitzen zwischen HEW 5 und HEW 7 je nach Größe des Portfolios, ob die Rolle Aufsichtsfunktionen hat, und die Berichterstattungslinie.

Grundlöhne für HEW 5 bis HEW 7 Positionen unter den aktuellen Queensland University Enterprise-Vereinbarungen laufen typischerweise von den mittleren $70.000s bis knapp über $100.000 pro Jahr. Die Positionsbeschreibung wird das Niveau bestätigen. Was nicht offensichtlich sein wird, wenn Sie nicht schauen, ist Superannuation: Australische Universitäten zahlen 17 Prozent Arbeitgeber super, weit über dem nationalen gesetzlichen Minimum. In einem privaten Sektor Job werben das gleiche Grundlöhne, Ihr Arbeitgeber Beitrag könnte 11,5 Prozent sein. Über ein Jahrzehnt, dass die Lücke Verbindungen in eine beträchtliche Menge Geld. Sie können die Klassifizierungsstruktur und Bedingungen in der geltenden Universitätsunternehmen Vereinbarung überprüfenSeite der Fair Work Commission unternehmerische Vereinbarungen... .

Die Bedingungen zählen auch. Viele professionelle Mitarbeiter der Queensland University arbeiten eine 36,25-Stunden-Standardwoche. Flexible Arbeitsvereinbarungen werden verhandelt und in Vereinbarungen geschrieben, anstatt auf das Ermessen eines Managers zu verlassen, und Verlassen Bestimmungen neigen dazu, stärker als die Norm des privaten Sektors zu sein.

Erstellen einer Anwendung, die gekürzt wird

Die meisten Kandidaten, die sich für Universitäts-EA-Rollen bewerben, tun zwei Dinge schlecht: Sie schreiben einen allgemeinen Bewerbungsschreiben und behandeln die Auswahlkriterien als eine Formalität. Die Kandidaten, die Interviews erhalten, tun das Gegenteil.

• Schreiben Sie den Bewerbungsschreiben für QUT speziell. Verweisen Sie auf das Portfolio, wenn Sie es identifizieren können. Sagen Sie in einfachen Worten, warum die Unterstützung eines leitenden Führers in einer großen öffentlichen Universität Sie anspricht. Erfahrung in der Hochschulbildung, dem öffentlichen Sektor, Gesundheit oder einer anderen komplexen regulierten Umgebung gehört zum ersten Absatz.
• Wenn Sie Auswahlkriterien ansprechen, verwenden Sie die STAR-Struktur - Situation, Aufgabe, Aktion, Ergebnis - und behalten Sie jede Antwort auf ein starkes, spezifisches Beispiel. Ein Ausschuss mit 25 Mitgliedern in vier Fakultäten. Ein Budget, das Sie geholfen haben zu verwalten. Reisen für drei Führungskräfte in acht Ländern. Konkrete Details schlagen Adjektive jedes Mal.
• Gestalten Sie Ihr Lebenslauf um Substanz, nicht Pflichten.Jede Kugel sollte dem Leser sagen, was sich verändert hat, weil Sie es getan haben. „Managed the Dean's Diary“ ist schwach. „Managed the Dean's Diary across two campuses and rebuilt the standing meeting schedule, recovering four hours per week for research and external engagement“ ist stärker.
• Das Portal wird Sie bitten, Ihre Dokumente beizufügen, und das Letzte, was Sie wollen, ist, den Browser zu schließen, um nach einer Datei zu suchen, die Sie noch nicht formatiert haben.

Bewerber, die eine Führungskraft durch eine Umstrukturierung oder einen großen Akkreditierungsbesuch unterstützt haben, sollten mit dieser Geschichte auf der ersten Seite führen. Panels lesen Dutzende dieser Anträge in einer Sitzung.

Warum starke Executive Assistants für Universitäten schwer zu finden sind

Die Rolle ist immer anspruchsvoller geworden – schwere Komiteelasten, ein wachsender Stapel von Software-Systemen und Compliance-Arbeiten, die vor einem Jahrzehnt nicht existierten –, während sich die Gehaltsbänder im Vergleich zu vergleichbaren privaten Unterstützungsrollen nicht viel verschoben haben.

Wenn Sie ein erfahrener EA oder ein Senior-Administrator sind, der mehr Verantwortung sucht, ist dies Ihre Eröffnung. Ein Kandidat, der echte Führungserfahrung demonstrieren kann, schnell neue Systeme aufnimmt und eine scharfe, spezifische Anwendung schreibt, konkurriert nicht mit hundert identischen Bewerbern. Sie konkurrieren mit vielleicht zehn oder fünfzehn ernsten Bewerbern, und mehrere von ihnen haben die Auswahlkriterien nicht richtig angegangen. Queenslands Arbeitsmarkt bestätigt die Nachfrage - die australische RegierungLabour Market Insights-Profil für persönliche Assistenten und Sekretärezeigt nachhaltige Beschäftigung im Staat, mit Brisbane hält den größten Anteil an Rollen. Die Arbeit verschwindet nicht. Es wird immer schwieriger, gut zu personalisieren.

Das LiveQUT Executive Assistant Auflistungsitzt auf dem Rekrutierungsportal der Universität, und eine saubere Zusammenfassung der gleichen freien Stelle wird aufAkademischJobs.comSo können die Bewerber die Anforderungen überprüfen, bevor sie sich der vollständigen Bewerbung verpflichten.

Wie Sie diese Woche anwenden

Die QUT-Rolle ist jetzt live. Das Portal wird Sie bitten, sich zu registrieren oder sich anzumelden, bevor Sie die Bewerbung abschließen können, und Sie benötigen Ihren Lebenslauf, einen Brief oder eine Erklärung und Ihre Antworten auf die Auswahlkriterien bereit, um als PDFs hochzuladen. Bereiten Sie alles vor, bevor Sie das Formular starten.

Setzen Sie zwei fokussierte Stunden beiseite. Lesen Sie die Positionsbeschreibung Zeile für Zeile. Entwerfen Sie Ihre Auswahlkriterien Antworten in einem separaten Dokument. Proofread. Dann übermitteln. Wenn Sie jemanden innerhalb QUT kennen, fragen Sie sie über das Portfolio, bevor Sie schreiben - ein zehnminütiges Gespräch kann Ihre Anwendung mehr als eine weitere Stunde des Umschreibens schärfen.

Wenn Sie zwischenstaatlich sind und einen Umzug nach Brisbane in Betracht ziehen, schauen Sie sich die Standorte des Gardens Point und Kelvin Grove Campus an und denken Sie darüber nach, wo Sie leben und von dort aus wechseln würden.