La mayoría de las personas solicitan un papel de Coordinador de Oficina y Eventos con un CV que enumera las tareas y una carta de presentación que repite el anuncio de trabajo.

La vacante está abierta ahora en la página de carreras de la Universidad de Bond y se enumera a través de AcademicJobs. Si usted es serio sobre el papel, no espere hasta la fecha de cierre. roles de coordinador en las universidades atraen a los solicitantes locales, personal interno y graduados rápidamente, y una solicitud comenzada tarde a menudo se apresura.

Bond University es la primera universidad privada sin fines de lucro de Australia, establecida en 1989 en la Gold Coast. Se ejecuta tres semestres al año en lugar de dos, lo que cambia lo que el lado de los eventos de este papel realmente se ve. días abiertos, semanas de orientación, desayunos de la industria y eventos de alumnos se comprimen en un calendario más corto, y los equipos de apoyo administrativo permanecen ocupados a lo largo de cada pausa del semestre.

Este contexto es importante porque separa este papel de un trabajo de gerente de oficina estándar.Estás manteniendo una oficina en funcionamiento día a día y coordinando eventos que aterrizan durante los períodos académicos de pico, a menudo con tiempos de vuelta apertados.

Qué implica en realidad el papel

La posición de Coordinador de Oficina y Eventos combina dos funciones.El lado de la oficina cubre la programación, los registros, la correspondencia, la logística de reuniones y el soporte administrativo general.El lado de los eventos cubre la planificación, las inscripciones, la coordinación de los proveedores, la entrega diaria y el informe post-evento.

Es probable que jugue varios eventos en diferentes etapas a la vez. Una tarde puede estar confirmando la catering para una reunión de la facultad; la mañana siguiente está verificando la configuración de la habitación para una sesión del Día Abierto. El trabajo recompensa a las personas que pueden cambiar de una hoja de cálculo a una llamada telefónica sin perder detalles.

El calendario de eventos de Bond no es el mismo que el calendario de un centro de conferencias. Algunos eventos se repiten cada semestre; otros son funciones únicas para facultades específicas. Si ha hecho la coordinación de eventos en un entorno corporativo o de hospitalidad, la transferencia de habilidades, pero los eventos universitarios vienen con partes interesadas adicionales: académicos, estudiantes, padres, donantes y socios externos. Se responderá a más de un tomador de decisiones, y tendrá que mantener registros que satisfagan los requisitos de responsabilidad de una institución pública.

Los tipos comunes de eventos en una universidad como Bond incluyen noches de información de la facultad, días abiertos, noches de becas, sesiones de desarrollo profesional para clientes de educación ejecutiva y funciones de ex alumnos. El lado de la oficina a menudo apoya un equipo o área de disciplina específica, lo que significa que aprenderá los nombres, los períodos de estudio y los plazos de las personas que está programando.

La mayoría de los candidatos subestiman

La mayoría de los candidatos se centran en el lado del evento. El lado de la oficina es donde las solicitudes caen. minutos del comité, reservas de habitación, pedidos de compra y entrada de datos son rutinas, pero una universidad corre en ellos. Una aprobación perdida puede mover un evento de confirmado a cancelado.

Otra parte subestimada es el calendario.El calendario trimestral de Bond significa que no hay un largo período de silencio para planificar.Si los activos de Open Day necesitan imprimirse y el coordinador anterior no dejó ningún archivo de entrega, estás reconstruyendo un proceso mientras el plazo ya se está moviendo hacia ti.

También serás el primer punto de contacto para consultas internas y externas. Cómo manejar un correo electrónico cortado de un académico estresado o un vendedor confundido importa. Los gerentes de contratación buscan personas que permanezcan calmadas y produzcan un paso siguiente claro.Los mejores coordinadores escriben respuestas que cierran el ciclo en un mensaje, no ocho seguimientos.

El manejo del presupuesto también importa más de lo que los candidatos esperan. No necesita ser un contable, pero tendrá que rastrear las aprobaciones, las facturas y las variaciones. Si puede demostrar que ha gestionado un presupuesto sin gastos excesivos, mencionarlo.

Cómo se ve una aplicación fuerte

Lee la descripción de la posición dos veces. Haga una lista de cada sistema de software y procesar sus nombres. Si menciona plataformas de registro de eventos, software de aprobación financiera o sistemas de reserva de habitaciones, diríjase a aquellos directamente en su carta de presentación.

En lugar de escribir "eventos coordinados", escriba "coordinó un desayuno de la industria de 200 personas con un presupuesto de $ 15,000, gestionó las inscripciones y redujo los no-shows en un 12 por ciento a través de correos electrónicos de recordatorio."

Haga lo mismo para el lado de la oficina. Si ha manejado facturas, minutos de comisión, reservas de viajes o gestión de registros, dilo con un detalle que lo demuestre. "Procesado 60 facturas al mes con cero retrasos de pago" es una línea fuerte. Ajuste su CV a los criterios de selección en la descripción de la posición. Utilice el idioma que utiliza el anuncio. Si pide "conexión con las partes interesadas", incluya esa frase y un ejemplo, porque es el trabajo real.

Los roles del personal profesional de la universidad australiana tienden a utilizar criterios de selección y entrevistas estructuradas. Probablemente se le evaluará contra capacidades como la comunicación, la planificación, el servicio a las partes interesadas e iniciativa. No deje esas capacidades implícitas; llamarlas y demostrarlas con un ejemplo reciente.

Cinco pasos para aplicar esta semana

• Descargue la descripción de la posición de la página de empleo de la Universidad Bond y destaque cada capacidad nombrada.
• Escribe dos eventos que has entregado, con el número de participantes, el presupuesto y un problema que has resuelto.
• Dibuja tu carta de presentación en torno a los tres criterios de selección donde tenga la evidencia más fuerte.
• Compruebe que sus árbitros están listos, especialmente un ex gerente que puede hablar sobre la entrega de eventos y la precisión bajo presión.
• Enviar a través del portal oficial y guardar el correo electrónico de confirmación con el número de referencia.

No espere la fecha de cierre para comenzar.Si el portal pide una carta de presentación y resume como documentos separados, tenga ambos listos antes de comenzar.

Qué sucede después de aplicar

Los procesos de contratación universitaria para personal profesional pueden tardar semanas, pero el calendario trimestral de Bond a veces acelera las cosas.Los equipos a menudo quieren un coordinador en el lugar antes de que los eventos del próximo semestre se acerquen.Si no ha escuchado en dos semanas, un breve correo electrónico de seguimiento al contacto en el anuncio es razonable.

Si está listado, espera una entrevista de panel. Probablemente se le pedirá que describa un momento en el que logró los plazos de la competencia o un evento que salió de la pista. Prepare sus historias antes de la entrevista, no durante ella. Utilice una estructura simple: ¿cuál fue la situación, qué hizo y cuál fue el resultado.

Los árbitros pueden hacer o romper una oferta. Elige a alguien que te haya visto coordinar una habitación, un presupuesto o un cliente difícil. Diles qué papel has solicitado y qué evidencia ayudaría. Un árbitro que dice "ella es confiable" es menos útil que uno que dice "se movió 180 invitados a través de la inscripción en 30 minutos y fijó un vendedor no-show en el día".

Por qué esta función atrae un campo amplio

Los roles de coordinador de oficinas y eventos en las universidades atraen a personas de la hospitalidad, el apoyo ejecutivo, las agencias de eventos y el gobierno local. Las habilidades transferibles son obvias, y la ubicación de Gold Coast agrega interés.

ElAcademicJobs Listadole da una visión rápida del papel, pero elPágina de trabajo de la Universidad de BondLea la página oficial antes de escribir cualquier cosa. Compruebe las fechas cerradas, los documentos necesarios y la persona de contacto.

Bond University tiene un campus principal en Robina en la Costa Dorada, a poca distancia del centro de la ciudad y a una hora al sur de Brisbane. Si se aplica desde fuera del sudeste de Queensland, piense en la reubicación antes de aplicar. Ningún empleador quiere ofrecer un papel a alguien que luego dude en moverse.Sitio web de la Universidad Bondtiene información del campus y del transporte para ayudarle a planificar esa parte.

Una acción antes del viernes

Abre la descripción oficial del puesto, identifica los tres criterios de selección que puedas demostrar con más fuerza, y redactar los dos primeros párrafos de tu carta de presentación alrededor de ellos.