Queensland University of Technology a un poste d'assistant exécutif en direct en ce moment, et si vous avez fait un soutien administratif de haut niveau à Brisbane depuis plus de trois ans, vous devriez lire la description du poste avant les listes courtes du panel. Le rôle est annoncé via le portail de recrutement standard de QUT, ce qui signifie que vous devrez créer un compte ou vous connecter avant de pouvoir voir les détails complets et soumettre une demande.

Voici ce qui compte. QUT est l'une des plus grandes universités publiques d'Australie. Il gère ses deux principaux campus de Brisbane à Gardens Point dans le quartier des affaires central et Kelvin Grove à quelques kilomètres au nord, ainsi qu'une présence plus petite à Caboolture. Environ 50 000 étudiants et plusieurs milliers de professionnels et de personnel académique se déplacent à travers ces campus chaque année, et la couche exécutive - détracteurs exécutifs, vice-chanceliers pro, directeurs de portefeuilles d'entreprises, le bureau propre du vice-chancelière - fonctionne sur le travail d'un nombre relativement petit d'assistants exécutifs.

Le titre n'a pas beaucoup changé en vingt ans. Le travail réel a. Un assistant exécutif de l'université prépare aujourd'hui des papiers de comité, poursuit les éléments d'action des réunions, gère le triage des boîtes de réception pour l'exécutif, livre des voyages multi-pieds compliqués, concilie les déclarations de carte de crédit et les réclamations de voyage, et coordonne souvent l'autre personnel administratif dans le bureau. Vous êtes la personne qui sait où tout est, ce qui est dû, et ce que l'exécutif ne peut pas se permettre de manquer. Personne ne comprend combien de connaissances institutionnelles sont dans ces rôles jusqu'à ce que la personne quitte.

Lire l'annonce QUT avant de postuler

Le système de recrutement de QUT suit la même structure que la plupart des universités australiennes utilisent pour les rôles de personnel professionnel. Vous verrez une description du poste qui divise le rôle en responsabilités clés, une liste plus longue de critères de sélection et un numéro de référence.

Soutenir un doyen exécutif dans une faculté de santé signifie des cycles de comités, des documents d'accréditation, des partenaires externes et des parties prenantes cliniques. Soutenir un directeur d'un portefeuille d'entreprise comme Finance ou Personnes signifie des cycles budgétaires, des projets au niveau de l'entreprise, un ensemble très différent de parties prenantes et moins de points de contact face à l'étudiant. Les deux rôles sont appelés Assistant exécutif. Seul un d'entre eux vous convient, et vous devriez savoir lequel avant de passer trois heures sur une application.

Les critères de sélection ne sont pas des vêtements de fenêtre. Les panneaux QUT marquent les réponses contre eux. Si le poste demande de l'expérience dans la préparation des documents du conseil et du comité et que vous ne mentionnez que la gestion du journal, vous avez raté le bref, même si vous êtes un gestionnaire de journal brillant. Ceci est le plus grand changement pour les candidats venant du secteur privé, où une lettre de motivation d'une page et un CV suffisent généralement. Le recrutement universitaire est basé sur des critères. Votre demande est la preuve.

Rémunération, niveaux HEW et ce que le 17% Super fait au package

Le personnel professionnel des universités australiennes est classé sur l'échelle des travailleurs de l'enseignement supérieur, abrégé HEW. L'échelle va de HEW 1 à HEW 10, et les rôles d'assistant exécutif à QUT et des universités comparables se situent entre HEW 5 et HEW 7 selon la taille du portefeuille, si le rôle a des tâches de surveillance, et la ligne de reporting.

Les salaires de base pour les postes HEW 5 à HEW 7 en vertu des accords d'entreprise universitaires actuels du Queensland courent généralement du milieu des 70 000 $ à un peu plus de 100 000 $ par an. La description du poste confirme le niveau. Ce qui ne sera pas évident si vous ne regardez pas est la superannuation: les universités australiennes paient 17 pour cent à l'employeur super, bien au-dessus du minimum législatif national. Dans un emploi du secteur privé qui annonce le même salaire de base, votre contribution d'employeur pourrait être de 11,5 pour cent. Au cours d'une décennie, ce fossé se compose en une somme substantielle d'argent. Vous pouvez vérifier la structure de classification et les conditions dans l'accord d'entreprise universitaire applicLa page des accords d'entreprise de la Commission du travail équitableLe .

Beaucoup de personnel professionnel de l'université de Queensland travaillent une semaine standard de 36,25 heures. Les arrangements de travail flexibles sont négociés et écrits en accords plutôt que laissés à la discrétion d'un gestionnaire, et les dispositions de sortie ont tendance à être plus forte que la norme du secteur privé. Si vous travaillez actuellement EA pour un cabinet d'avocats, une pratique comptable ou un groupe de propriétés, le salaire de base de l'université peut sembler inférieur.

Créer une application qui est raccourcie

La plupart des candidats qui postulent pour des rôles EA universitaires font deux choses mal: ils écrivent une lettre de motivation générale, et ils traitent les critères de sélection comme une formalité.

• Écrivez la lettre de motivation pour QUT spécifiquement. Référence au portefeuille si vous pouvez l'identifier. Dites clairement pourquoi soutenir un dirigeant supérieur dans une grande université publique vous intéresse. Expérience dans l'enseignement supérieur, le secteur public, la santé, ou un autre environnement réglementé complexe appartient au premier paragraphe.
• Lorsque vous abordez les critères de sélection, utilisez la structure STAR - Situation, Task, Action, Résultat - et gardez chaque réponse à un exemple fort et spécifique. Un comité de 25 membres sur quatre facultés. Un budget que vous avez aidé à administrer. Voyager pour trois cadres dans huit pays. Des détails concrets battent les adjectifs à chaque fois.
• Formez votre CV autour de la substance, pas des devoirs. Chaque balle devrait dire au lecteur ce qui a changé parce que vous l'avez fait. "Managed the Dean's diary" est faible. "Managed the Dean's diary across two campuses and rebuilt the standing meeting schedule, recovering four hours per week for research and external engagement" est plus fort.
• Le portail vous demandera de joindre vos documents, et la dernière chose que vous voulez est de fermer le navigateur à la recherche d'un fichier que vous n'avez pas encore formaté.

Les candidats qui ont soutenu un exécutif à travers une restructuration ou une visite d'accréditation majeure devraient mener avec cette histoire sur la première page.

Pourquoi les universités ont du mal à trouver des assistants exécutifs forts

Les universités australiennes ont eu du mal à remplir rapidement les rôles d'assistant exécutif au cours des trois dernières années. Le rôle est devenu plus exigeant - des charges de comité plus lourdes, une pile croissante de systèmes logiciels et des travaux de conformité qui n'existaient pas il y a une décennie - tandis que les bandes de rémunération n'ont pas beaucoup évolué par rapport aux rôles de soutien du secteur privé comparables.

Si vous êtes un EA expérimenté ou un administrateur senior à la recherche de plus de responsabilités, c'est votre ouverture. Un candidat qui peut démontrer une véritable expérience de soutien exécutif, récupère rapidement de nouveaux systèmes et écrit une application précise, spécifique n'est pas en concurrence avec une centaine de candidats identiques. Vous êtes en concurrence avec peut-être dix ou quinze candidats sérieux, et plusieurs d'entre eux n'ont pas abordé correctement les critères de sélection.Profil du marché du travail pour les assistants personnels et les secrétairesmontre un emploi soutenu dans l'État, avec Brisbane détenant la plus grande part des rôles. Le travail ne disparaît pas.

Le vivantQUT Assistant exécutifsiège sur le portail de recrutement de l'université, et un résumé plus propre du même poste vacant est tenu à jour surAcadémiqueJobs.comafin que les candidats puissent examiner les exigences avant de s'engager à la demande complète.

Comment appliquer cette semaine

Le rôle QUT est en direct maintenant. Le portail vous demandera de vous inscrire ou de vous connecter avant de pouvoir compléter la demande, et vous aurez besoin de votre CV, d'une lettre de motivation ou d'une déclaration, et de vos réponses aux critères de sélection prêts à être téléchargés en tant que PDF. Préparez tout avant de commencer le formulaire.

Mettez de côté deux heures focalisées.Lire la description de la position ligne par ligne.Décrivez vos réponses aux critères de sélection dans un document distinct.Proofread.Ensuite soumettez.Si vous connaissez quelqu'un à l'intérieur de QUT, demandez-leur au sujet du portefeuille avant d'écrire - une conversation de dix minutes peut affiner votre demande plus d'une heure de réécriture.

Si vous êtes interétat et envisagez de déménager à Brisbane, regardez les emplacements du campus de Gardens Point et Kelvin Grove et réfléchissez à l'endroit où vous vivriez et vous déménageriez.