La plupart des universités traitent la formation des systèmes de ressources humaines comme une réflexion, puis agissent surpris quand une nouvelle plate-forme de gestion du capital humain est lancée et personne en dehors de l'équipe de projet ne peut l'utiliser. C'est le fossé que ce rôle remplit. Un spécialiste de la formation des systèmes de ressources humaines enseigne au personnel des ressources humaines, aux gestionnaires d'embauche, aux administrateurs de départements et parfois à chaque employé comment utiliser la technologie des ressources humaines de l'université sans déposer quarante billets d'aide.
Si vous en embauchez un, ou si vous vous demandez si c'est votre prochaine démarche, vous devriez savoir que le titre est gênant. Le même travail apparaît comme HRIS (système d'information sur les ressources humaines) Trainer, HCM Trainer, Trainer de technologie des ressources humaines, spécialiste de l'apprentissage et du développement avec un focus sur les systèmes, ou Lead de formation dans un bureau de transformation des ressources humaines. Le travail est un mélange: conception d'instruction, analyse des systèmes, gestion des changements et suffisamment de diplomatie pour gérer une pièce pleine d'administrateurs départementaux qui aimaient mieux le vieux système.
Ce que le rôle fait réellement
Le travail quotidien est granulaire et répétitif, et c'est ce qui rend les bons si difficiles à remplacer.
Vous passez votre semaine à construire de courts guides pour les processus que la plupart des gens font une fois un terme: soumettre une requête d'emploi, approuver une feuille de temps, mettre à jour une sélection de prestations, traiter une demande de congé.
Lorsqu'un module change - une nouvelle règle de paie, un formulaire de révision de performance redessiné, une intégration au système d'information des étudiants ou un changement d'éligibilité aux prestations - vous mettez à jour chaque morceau de matériel de formation qui le touche. vous posez également les mêmes quinze questions de la finance, des départements universitaires, du personnel central et du bureau du doyen occasionnel, et vous écrivez les articles de la base de connaissances afin que ces questions ne vous viennent finalement plus.
- Conception et livraison de formations dirigées par des instructeurs, des ateliers virtuels et des modules d'e-learning autonomes.
- Écrire des guides de référence rapide, des aides à l'emploi, des FAQ et de la documentation étape par étape pour les processus RH.
- Maintenir le contenu de la formation en alignement avec les changements de configuration du système et les versions annuelles du fournisseur.
- Exécution de sessions d’entraînement pour les partenaires d’affaires en ressources humaines et les administrateurs de département.
- Suivi de l'achèvement de la formation, mesure de la confiance de l'utilisateur après le go-live et signalement des lacunes d'adoption des projets.
Vous n'êtes pas la personne qui configure le système. Vous n'êtes pas le support technique. Vous êtes le traducteur qui se trouve entre l'administrateur du système et la personne qui a juste besoin d'approuver un contrat avant le déjeuner.
Où se situe le rôle d’une université
C'est là que le contexte de l'édition supérieure compte.Les universités ne sont pas un seul département des ressources humaines; ils sont des dizaines de fonctions de ressources humaines distribuées portant une seule marque.Une seule mise en œuvre doit souvent servir le personnel central, le salaire, les avantages, les affaires académiques, l'administration de la recherche et un centre médical qui fonctionne sur un calendrier différent.
Cette décentralisation façonne le travail de la manière dont un rôle de formation d'entreprise est rarement vu. Vous formez des personnes avec des niveaux et des processus d'accès extrêmement différents. Un chef de département qui a besoin d'approuver une augmentation de mérite n'est pas le même public qu'un administrateur de subventions qui entre dans les données de reporting de l'effort ou un travailleur étudiant qui vérifie leur salaire.
La Coupe-HR, l'association professionnelle pour les dirigeants des ressources humaines de haut niveau, a passé des années à documenter comment les structures des ressources humaines du campus diffèrent en fonction de la taille et du type de l'institution. Le spécialiste de la formation peut faire rapport au directeur de HRIS, au responsable des ressources humaines, à l'unité de développement organisationnel ou à un bureau central de gestion de projet lors d'une mise en œuvre. Dans les collèges plus petits, le rôle est plié dans la position du généraliste des ressources humaines. Dans un grand bureau du système, c'est une équipe dédiée qui soutient plusieurs campus.
Si l'université est en train de migrer d'Oracle PeopleSoft à Workday, ou d'un système interne à SAP SuccessFactors, le spécialiste de la formation rejoint souvent avant d'aller en direct et reste longtemps après.
Les compétences et les qualifications qui vous font court
Les comités d'embauche dans les écoles supérieures font la même erreur avec ce rôle qu'ils font avec les concepteurs d'instruction: ils écrivent une liste de souhaits si spécifique qu'aucun candidat vivant ne la rencontre, puis s'arrangent pour quelqu'un qui connaît le logiciel mais ne peut pas l'enseigner.
La liste courte réaliste a deux clusters. Premièrement, la formation et la communication: vous pouvez prendre un processus en 40 étapes et le réduire à trois commandes sans perdre la gestion des exceptions. Deuxièmement, l'alphabétisation des systèmes: vous comprenez suffisamment la structure de la base de données, les flux de travail, les rôles de sécurité et les points d'intégration pour savoir pourquoi un utilisateur voit une erreur, même si vous ne pouvez pas la corriger vous-même.
L'expérience avec la plate-forme aide, mais les écosystèmes des fournisseurs sont larges. Workday, Oracle, SAP SuccessFactors et Unit4 ont tous leurs propres pistes de certification. Une université qui exécute Workday demandera souvent la formation Workday ou l'exposition de configuration; un campus sur PeopleSoft s'occupe des menus et des requêtes de PeopleSoft. La compétence transférable est d'apprendre comment la structure du menu d'un nouveau système, le processus d'affaires, la chaîne d'approbation et les bases de la déclaration s'intègrent rapidement.
Les certifications peuvent vous aider à vous démarquer.Association pour le développement des talentsoffre les qualifications Certified Professional in Talent Development (CPTD) et Associate Professional in Talent Development (APTD) pour les professionnels de l'apprentissage et du développement, etLes ressources technologiques de HR de SHRMIls ne remplacent pas les connaissances spécifiques à la plateforme, mais ils signalent que vous comprenez l'apprentissage des adultes et l'adoption organisationnelle, qui sont les deux moitiés de ce rôle.
Salaire, titres et parcours de carrière
Les universités le mettent dans le groupe de formation et de développement, pas dans le groupe de technologie de l'information, même si la personne a besoin des deux ensembles de compétences.
Ce que vous pouvez gagner dépend si le rôle est dans un bureau central du système, une grande université de recherche, un collège communautaire, ou une petite institution privée en dehors d'un métro majeur. formateurs généralistes des ressources humaines sur les campus plus petits peuvent être assis dans un rang administratif inférieur.
La progression n'est pas une échelle nette. Les prochaines étapes courantes comprennent l'analyste de systèmes de ressources humaines supérieur, le gestionnaire de HRIS, le responsable du développement organisationnel ou le gestionnaire de formation. Certaines personnes restent techniques et passent à la configuration; d'autres vont plus profondément dans la conception de l'apprentissage et laissent les systèmes derrière.
Les arrangements distants et hybrides sont courants pour ce rôle, en particulier dans les bureaux de systèmes qui prennent en charge plusieurs campus. Vous verrez souvent la position ouverte aux candidats dans un état ou un fuseau horaire spécifique, même lorsque l'université elle-même n'est pas la première à distance.
Les universités se trompent
J'ai vu les universités gaspiller des mois sur cette location parce qu'elles ont écrit l'annonce d'emploi comme un avis juridique et interviewé comme si le rôle était purement clergé.
Dites aux candidats sur quel système ils vont s'entraîner, quels modules comptent, et s'ils vont construire le programme de formation à partir de rien ou en hériter un.
La version faible de ce travail est quelqu'un qui peut cliquer à travers les écrans; la version forte est quelqu'un qui peut gérer une salle, diagnostiquer la confusion en temps réel, reconstruire une leçon sur place, et garder une salle d'administrateurs sceptiques engagés.
Souvenez-vous également que les candidats vous interviewent. Plus votre comité de recherche prend de temps, plus il est probable qu'un bon candidat accepte un rôle de mise en œuvre d'entreprise avec un calendrier clair et un meilleur salaire.
Comment louer ce rôle sans perdre le temps de tout le monde
- Écrivez si la personne va former le salaire, les avantages, le suivi du temps, le recrutement, ou tous, et soyez honnête sur l'état de la documentation.
- Dites aux candidats le nom et la version du système, même si vous n'avez pas terminé la description du poste.
- Interviewer pour la capacité d'enseignement, pas seulement la connaissance du produit. Donnez aux candidats un processus de RH simple et demandez-leur de l'enseigner en cinq minutes.
- Définissez un calendrier de deux semaines à partir de l'entretien final à offrir, et obtenez l'autorité de recrutement d'accord avant de publier.
- Payez pour les compétences de systèmes, pas seulement les compétences de formation. Classez le travail contre vos rôles d'analyste HRIS, pas contre un entraîneur de niveau d'entrée.
Comment se déplacer dans ce rôle des emplois adjacents
Vous n'avez pas besoin d'un titre traditionnel pour arriver ici.Les deux voies de nourriture les plus courantes sont le coordinateur de ressources humaines de l'université ou le généraliste qui devient le formateur informel du système et le concepteur d'instruction qui apprend les flux de travail des ressources humaines.
Si vous êtes déjà sur le campus et que vous êtes la personne que les collègues appellent lorsqu'ils sont coincés dans le système de ressources humaines, commencez à documenter ce que vous leur enseignez. Construisez une petite bibliothèque d'enregistrements d'écran, des guides d'une page, des corrections d'erreurs courantes et une courte FAQ que vous pouvez partager avec de nouveaux employés.
Si vous êtes en dehors de l'édition supérieure, recherchez des rôles de formation en technologie des ressources humaines dans les soins de santé, le gouvernement, les grandes organisations à but non lucratif et les centres de services régionaux. Ils utilisent des systèmes similaires et des structures décentralisées similaires. La transition vers une université est plus facile que l'inverse parce que vous saurez déjà comment former des utilisateurs qui font du travail des ressources humaines comme un second emploi.
Apprenez le vocabulaire de la plate-forme que votre université cible utilise. Si c'est Workday, comprenez les processus d'affaires, les groupes de sécurité, les bases du reporting et la façon dont les approbations circulent. Si c'est PeopleSoft, sachez comment trouver votre chemin autour des menus et expliquer les approbations. Vous n'avez pas besoin d'être un développeur, mais vous devez être un pas en avant de vos apprenants.
Voici votre action cette semaine. Tirez une description de travail de formation des systèmes de ressources humaines en direct à une université pour laquelle vous travailleriez réellement, et parcourez le premier module qu'il mentionne. Si vous avez de l'expérience avec ce module, construisez un tutoriel d'une page pour le processus le plus difficile. Si vous ne le faites pas, apprenez la terminologie de ce module jusqu'à ce que vous puissiez l'expliquer à une chaise de département sans pause.
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