Les fondateurs de recherche ont passé une décennie à encourager le partage des données. La phase suivante est de vérifier si quelqu'un l'a fait. La politique de gestion et de partage des données des Instituts nationaux de la santé, en vigueur pour chaque prix qui génère des données scientifiques depuis le 25 janvier 2023, fait d'un plan de gestion des données approuvé un terme et une condition de la subvention. Le programme Horizon Europe de la Commission européenne fait de même à travers l'article 17 de son accord de subvention modèle. La langue n'est pas nouvelle.
Les chercheurs qui traitent un plan de gestion des données comme un boilerplate répondront désormais à la politique lors d'un rapport d'avancement ou d'un close-out.Les institutions bénéficiant d'une subvention peuvent être invitées à montrer que les enregistrements du répertoire correspondent au plan approuvé, que les métadonnées comprennent des conditions de licence et d'accès, et que les données se connectent aux conclusions publiées.
Du texte politique à la pratique de l'audit
La politique du NIH recueille des données scientifiques provenant de la plupart des subventions, y compris des expériences de banque, des études cliniques, des travaux sur le terrain et des projets informatiques. Le plan de gestion et de partage des données doit couvrir les types de données, les normes, les métadonnées, la conservation, les délais de partage, les contrôles d'accès et les licences de réutilisation. Le dépôt dans un dépôt reconnu est attendu à la publication ou à la fin de la période de performance, lequel que soit le premier.
Les bénéficiaires d’Horizon Europe sont confrontés à une obligation similaire avec plus de documentation. Le premier plan de gestion des données est dû dans les six mois suivant le début d’un projet et est mis à jour aux points de contrôle de déclaration. Les données devraient suivre les principes FAIR, abrégé pour Findable, Accessible, Interoperable, and Reusable. La Commission exige un dépôt dans un référentiel de confiance et dit que les données devraient être aussi ouvertes que possible et aussi fermées que nécessaire, à l’exception de la sécurité, de la confidentialité, de l’intérêt commercial légitime ou de la protection des données personnelles. Le Conseil européen de la recherche utilise les mêmes obligations du modèle de l’accord de subvention pour ses bénéficiaires. Le levier d’application réside dans le contrat de
Pourquoi l'application se sent différente maintenant
Les administrateurs de recherche sur les changements décrivent qu'il s'agit d'une procédure. Le personnel du programme NIH dispose d'instructions plus claires pour augmenter la gestion des données lors des évaluations de progrès et comparer le plan approuvé avec ce qui entre réellement dans un dépôt. Horizon Europe effectue le même contrôle à travers les évaluations techniques et les mises à jour du plan de gestion des données. Pour de nombreux laboratoires, le premier signal est un courrier électronique demandant le DOI du dépôt, une déclaration de licence, un numéro de version corrigé ou la date d'embargo énumérée dans le plan.
Un problème récurrent est l'écart entre un plan de gestion et de partage de données et ce qu'un laboratoire fait réellement. Un génomicien, appelé son Dr. K, a écrit un plan minutieux pour une étude multi-site de cinq ans. À l'arrêt, les fichiers de séquencement bruts étaient complets, mais les métadonnées phénotypiques vivaient dans le système clinique d'un hôpital et dans la feuille de calcul d'un collaborateur. Le seul fichier fusionné complet était assis sur l'ordinateur portable d'un postdoc. Le réassemblage du dépôt a pris cinq semaines. Le plan a été approuvé. L'habitude de nommer et de stocker les fichiers de manière cohérente n'était pas.
Le taux de base et l’exception
Dans tous les domaines biomédicaux et informatiques, les études sur la disponibilité des données trouvent constamment que les ensembles de données demandés ou liés au répertoire sont utilisables quelque part entre un tiers et la moitié du temps.Une analyse 2021 dans les données scientifiquesOn a constaté que les demandes de données des auteurs étaient souvent sans réponse ou produisaient des fichiers incomplets, même lorsque les documents portaient des déclarations de disponibilité. Le taux de base s'aggrave lorsque les chercheurs comptent sur des déclarations "disponibles sur demande".L'exception est les laboratoires qui traitent l'enregistrement du dépôt comme faisant partie de la publication, avec une personne nommée responsable du transfert des fichiers, de la vérification des sommations et de l'enregistrement d'un DOI avant que le manuscrit ne soit soumis.
Ce que cela signifie pour votre laboratoire
La première solution opérationnelle consiste à arrêter de traiter la gestion des données comme une réflexion administrative au moment de la fermeture. Assigner une personne, même un étudiant diplômé avec un temps protégé, pour posséder l'enregistrement du dépôt à partir du premier mois. Utilisez une structure de dossier partagé et une README par ensemble de données. Une README qui liste les unités, les codes manquants et l'historique des versions prend une demi-heure, et c'est le document le plus susceptible d'enregistrer une conversation de conformité ultérieure.
Les éléments de la ligne budgétaire sont importants. Les enquêteurs timides ne demandent rien puis comptent sur la bonne volonté. La meilleure approche est de mettre les frais de dépôt, le temps de curation, l'aide aux métadonnées et les heures protégées d'un administrateur de données dans le budget d'origine, car les bailleurs de fonds ont déclaré qu'ils les paieraient. NIH et la Commission européenne permettent ces coûts; les omettre ne vous fait pas paraître frugal quand un audit se trouve dans votre boîte de réception.
- Nommez un administrateur de données pour chaque projet financé, pas chaque laboratoire.
- Gardez un fichier README à côté de chaque ensemble de données de la première expérience, pas la dernière.
- Choisissez un dépôt à l'avance et confirmez ses exigences de métadonnées avant l'arrivée des données.
- Enregistrez le DOI et la licence dans le fichier du projet et dans le rapport final.
Les contrôles externes qui suivent
Une fois qu’un ensemble de données est dans un référentiel, des parties externes le vérifient.Les donateurs auditent le fichier de subvention; les revues et les lecteurs vérifient le DOI.Cela importe parce qu’un enregistrement de données sans licence ou avec « sur demande » comme seule voie d’accès peut échouer à la fois un audit de subvention et un contrôle de journal.La politique de gestion et de partage des données du NIHfaire du plan accepté une condition de récompense.Horizon Europe ouverture de la scienceLisez les deux à côté de votre prochaine demande de subvention, pas après l'arrivée de la lettre de clôture.
L’angle européen, en particulier pour les subventions ERC
Les bénéficiaires de la subvention ERC ne sont pas exemptés.Les pages scientifiques ouvertes de l'ERCLes bénéficiaires doivent suivre le modèle d'accord de subvention, qui comprend les mêmes règles de dépôt de données et les mêmes chronologies de plan de gestion de données que Horizon Europe.Un chercheur bénéficiant d'une subvention de démarrage ERC qui déplace des institutions entre les périodes de reporting découvre souvent que le plan de gestion de données et les listes d'accès au dépôt doivent être mises à jour.Les mandats d'accès ouvert de l'ERC et les règles de subventioncouvre la page de publication en détail.La page de données a tendance à déplacer les personnes lorsqu'un collaborateur quitte et qu'un compte institutionnel se ferme, prenant le stockage lié avec elle.
La recherche et l'innovation au Royaume-Uni nécessitent des plans de gestion des données et s'attendent à ce que les données partagées soient aussi ouvertes que possible, avec des métadonnées qui prennent en charge la réutilisation.La mise à jour de l'accès public Nelson Memosuit une discussion politique américaine parallèle, et la position actuelle de l'application du NIH s'oppose à la turbulence de financement plus large couverte dansRapport de ce site sur les cessations de la subvention NIHLa trajectoire reste la même : les documents de subvention portent désormais des obligations en matière de données avec des conséquences.
La prochaine étape concrète
Ne réparez pas l'archive que vous craignez déjà. Commencez avec la prochaine subvention que vous soumettez. Avant la date limite, ouvrez le dépôt que vous avez l'intention d'utiliser, lisez son formulaire de métadonnées et écrivez un test de dépôt d'un paragraphe avec dix fichiers d'une expérience pilote. Cette petite étape expose la plupart des échecs de conformité: champs de licence absents, variables sans nom, numéros de version manquants. Si vous pouvez compléter un dépôt de test maintenant, l'e-mail de clôture devient plus tard routine.
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