Queensland University of Technology tem uma vaga de Assistente Executivo ao vivo agora, e se você tem feito suporte administrativo de alto nível em Brisbane por mais de três anos, você deve ler a descrição do cargo antes das listas curtas do painel. O papel é anunciado através do portal de recrutamento padrão da QUT, o que significa que você precisará criar uma conta ou entrar antes de ver os detalhes completos e enviar uma aplicação.

Aqui está o que importa. QUT é uma das maiores universidades públicas da Austrália. Ele opera seus dois campi principais de Brisbane em Gardens Point no distrito de negócios central e Kelvin Grove a poucos quilômetros ao norte, além de uma presença menor em Caboolture. Cerca de 50.000 estudantes e vários milhares de funcionários profissionais e acadêmicos movem-se por esses campi a cada ano, e a camada executiva - Deans Executivos, Pro Vice-Chancellors, Diretores de portfólios corporativos, o próprio escritório do Vice-Chancellor - corre sobre o trabalho de um número relativamente pequeno de Assistentes Executivos.

O título não mudou muito em vinte anos. O trabalho real tem. Um assistente executivo da universidade hoje prepara papéis de comitê, persegue itens de ação de reuniões, gerencia a triagem de caixas de entrada para o executivo, escreve viagens complicadas de várias pernas, reconcilia declarações de cartões de crédito e reivindicações de viagem, e muitas vezes coordena o outro pessoal administrativo no escritório. Você é a pessoa que sabe onde tudo está, o que está por vir e o que o executivo não pode perder.

Leia o anúncio QUT antes de aplicar

O sistema de recrutamento da QUT segue a mesma estrutura que a maioria das universidades australianas usam para papéis de pessoal profissional.Você verá uma descrição de posição que divide o papel em responsabilidades-chave, uma lista mais longa de critérios de seleção e um número de referência.

Apoiar um Diretor Executivo em uma faculdade de saúde significa ciclos de comitês, documentos de acreditação, parceiros externos e partes interessadas clínicas. Apoiar um Diretor de um portfólio corporativo como Finanças ou Pessoas significa ciclos de orçamento, projetos de nível empresarial, um conjunto de partes interessadas muito diferente e menos pontos de contato com os alunos. Ambos os papéis são chamados de Assistente Executivo. Apenas um deles é adequado para você, e você deve saber qual antes de passar três horas em um aplicativo.

Os critérios de seleção não são revestimentos de janela. Os painéis QUT pontuam respostas contra eles. Se a posição pede experiência na preparação de papéis do conselho e do comitê e você só menciona a gestão do diário, você perdeu o breve, mesmo que você seja um gerenciador de diário brilhante. Esta é a maior mudança para candidatos vindos do setor privado, onde uma carta de apresentação de uma página e um currículo geralmente são suficientes. Recrutamento universitário é referenciado por critérios.

Salário, níveis de HEW e o que o 17% Super faz com o pacote

O pessoal profissional nas universidades australianas é classificado na escala de Trabalhadores do Ensino Superior, abreviado HEW. A escala vai de HEW 1 a HEW 10, e os papéis de Assistente Executivo na QUT e universidades comparáveis ficam entre HEW 5 e HEW 7 dependendo do tamanho do portfólio, se o papel tem responsabilidades de supervisão e a linha de relatórios.

Salários básicos para HEW 5 a HEW 7 posições sob os atuais acordos empresariais da universidade de Queensland normalmente variam de meados de US $ 70.000 a pouco mais de US $ 100.000 por ano. A descrição do cargo confirmará o nível. O que não será óbvio a menos que você olhe é superannuation: universidades australianas pagam 17 por cento empregador super, bem acima do mínimo legislativo nacional. Em um emprego do setor privado anunciando o mesmo salário de base, sua contribuição do empregador pode ser de 11.5 por cento. Ao longo de uma década, essa lacuna compõe em uma quantidade substancial de dinheiro. Você pode verificar a estrutura de classificação e condições no acordo de empresa universitária aplicável através doPágina de Acordos Empresariais da Comissão do Trabalho Justo. o

As condições também importam. Muitos funcionários profissionais da Universidade de Queensland trabalham uma semana padrão de 36,25 horas. Arranjos de trabalho flexíveis são negociados e escritos em acordos, em vez de deixados ao critério de um gerente, e as disposições de abandono tendem a ser mais fortes do que a norma do setor privado. Se você está atualmente fazendo trabalho EA para uma firma de advocacia, uma prática contábil ou um grupo de propriedades, o salário de base da universidade pode parecer menor.

Criar um aplicativo que se encaixa

A maioria dos candidatos que se candidatam a papéis EA universitários faz duas coisas mal: eles escrevem uma carta de apresentação genérica, e eles tratam os critérios de seleção como uma formalidade. Os candidatos que recebem entrevistas fazem o contrário.

• Escreva a carta de apresentação para QUT especificamente. Referenciar o portfólio se você pode identificá-lo. Diga em termos claros por que apoiar um líder sênior em uma grande universidade pública apela para você.Experiência em ensino superior, o setor público, saúde, ou outro ambiente regulamentado complexo pertence ao primeiro parágrafo.
• Quando você abordar os critérios de seleção, use a estrutura STAR - Situação, Tarefa, Ação, Resultado - e mantenha cada resposta para um exemplo forte e específico. Um comitê com 25 membros em quatro faculdades. Um orçamento que você ajudou a administrar. Viaje para três executivos em oito países. Detalhes concretos batem adjetivos a cada vez.
• Forme seu currículo em torno de substância, não de tarefas. Cada bala deve dizer ao leitor o que mudou porque você o fez. "Gerenciou o diário do decano" é fraco. "Gerenciou o diário do decano em dois campi e reconstruiu o cronograma de reunião em pé, recuperando quatro horas por semana para pesquisa e engajamento externo" é mais forte.
• Prepare tudo como PDFs antes de abrir o formulário.O portal irá pedir-lhe para anexar seus documentos, e a última coisa que você quer é fechar o navegador à procura de um arquivo que você ainda não formateou.

Os candidatos que tenham apoiado um executivo através de uma reestruturação ou uma grande visita de acreditação devem levar com essa história na primeira página. Os painéis lêem dezenas desses pedidos em uma sessão.

Por que assistentes executivos fortes são difíceis para as universidades encontrarem

As universidades australianas têm lutado para preencher os papéis de assistente executivo rapidamente nos últimos três anos. O papel tornou-se mais exigente - cargas de comitê mais pesadas, uma pilha crescente de sistemas de software e trabalho de conformidade que não existia há uma década - enquanto as faixas de pagamento não mudaram muito em relação a papéis de apoio do setor privado comparáveis. Os profissionais administrativos mais fortes muitas vezes se mudam para papéis de coordenação de projetos ou operações com progressão mais clara. vagas de EA sênior ficam abertas por mais tempo do que os candidatos esperam.

Se você é um EA experiente ou um administrador sênior que procura mais responsabilidade, essa é a sua abertura. Um candidato que pode demonstrar experiência real de suporte executivo, pega novos sistemas rapidamente e escreve um aplicativo específico não está competindo contra cem candidatos idênticos. Você está competindo contra talvez dez ou quinze candidatos sérios, e vários deles não terão abordado os critérios de seleção corretamente.Perfil do Labor Market Insights para assistentes pessoais e secretáriosMostra emprego sustentado no estado, com Brisbane detendo a maior parte dos papéis. O trabalho não está desaparecendo. Está ficando mais difícil para o pessoal bem.

O VivoLista de assistentes executivos da QUTestá no portal de recrutamento da universidade, e um resumo mais limpo da mesma vaga é mantido atualizado emAtividades acadêmicas.compara que os candidatos possam rever os requisitos antes de se comprometerem com a aplicação completa.

Como aplicar esta semana

O papel do QUT está ao vivo agora. O portal pedirá que você se registre ou se inscreva antes de completar a aplicação, e você precisará de seu currículo, uma carta de apresentação ou declaração, e suas respostas aos critérios de seleção prontas para serem carregadas como PDFs. Prepare tudo antes de iniciar o formulário.

Coloque de lado duas horas focadas. Leia a descrição da posição linha por linha. Desenhe suas respostas de critérios de seleção em um documento separado. Proofread. Em seguida, submeta. Se você conhece alguém dentro da QUT, pergunte a eles sobre o portfólio antes de escrever - uma conversa de dez minutos pode aprimorar sua aplicação mais do que outra hora de reescrever.

Verifique a data de encerramento na lista e trabalhe para trás a partir daí.Se você é inter-estado e está considerando uma mudança para Brisbane, olhe para as localizações do campus Gardens Point e Kelvin Grove e pense onde você viveria e se mudaria de lá.O painel não pode ajudá-lo com essa decisão, mas importa se você realmente aceitaria o papel.