A QUT abriu candidaturas para um HiQ Workforce Planning and Scheduling Coordinator, e se você passou tempo em uma mesa de serviço universitária, você sabe que a lista não gerencia a si mesma.

A maioria dos candidatos vai ler 'coordenador' e parar lá. Não. O título é o trabalho: planejamento e agendamento da força de trabalho. Dentro de uma operação de serviços de estudantes o tamanho de HiQ, o que significa a previsão da demanda, correspondendo pessoal para picos, e mantendo os níveis de serviço estáveis em dois campi de Brisbane.

A posição está ao vivo agora no portal de recrutamento externo da QUT. Se você quiser os critérios de seleção completos e detalhes de aplicação, abra a listagem e leia-a antes de escrever uma única linha de sua resposta.

O que o HiQ realmente faz

HiQ é a operação de serviços de estudantes de primeira linha da Queensland University of Technology. É onde os alunos vão para apoio de estudo, ajuda de TI, serviços de biblioteca e administração de estudantes. QUT executa HiQ através de Gardens Point e Kelvin Grove, o que significa que o pessoal está espalhado por espaços físicos, não um escritório central.

Você não está rotando o pessoal dentro de um edifício; você está equilibrando a cobertura entre um campus do centro da cidade e um campus do interior do norte, às vezes dentro do mesmo dia.

Essa dispersão é exatamente por isso que o agendamento importa. A demanda não é igual. O-Week bate duro, a data do censo gera um fluxo de perguntas de matrícula, e o tempo do exame empurra os alunos para espaços de suporte de estudo. Um coordenador de planejamento de força de trabalho tem que traduzir esses padrões em um roteiro que não deixa uma mesa de serviço desempregada às 10 da manhã em uma segunda-feira.

Os funcionários da HiQ são muitas vezes as primeiras pessoas com quem um estudante confuso fala.Se a lista funciona, essas conversas começam bem.Se não, a fila cresce enquanto as mesmas três pessoas tentam cobrir tudo.

Os verdadeiros critérios de seleção

O título do trabalho designa duas habilidades. Você será solicitado a mostrar que pode fazer mais do que manter uma planilha. Espere demonstrar como você previu a carga de trabalho, gerenciou a cobertura de licença, interpretou as regras de listagem e manteve uma equipe de serviço em seus níveis de serviço.

HiQ mistura suporte de TI, empréstimo de biblioteca, perguntas de inscrição e suporte de estudo. A lista que você constrói tem que cobrir esses padrões de demanda diferentes na mesma mudança.

O painel de seleção provavelmente vai querer evidências de julgamento de planejamento e operacional. planejamento é a previsão; julgamento operacional é o que você faz quando um membro da equipe chama em doente às 7 da manhã e os primeiros formulários de fila às 8.

As páginas de estudantes atuais da QUT descrevem como a HiQ opera em seus campi, e vale a pena ler antes de escrever sua resposta.Você vai pegar a linguagem que a QUT usa para suas linhas de serviços, o que ajuda você a combinar seus exemplos com o papel.Páginas HiQ de QUTÉ o ponto de partida óbvio.

O ciclo de demanda dentro do HiQ

A carga de trabalho da HiQ segue o calendário de ensino da QUT mais do que um mês de negócios padrão. Perguntas de inscrição aumentam nas semanas antes do início do semestre, a redefinição de senha de TI aumenta na primeira semana de aulas e o período de exame empurra os alunos para o suporte de estudo e serviços de biblioteca. O trabalho do coordenador é olhar para esse calendário cedo e ajustar a tabela antes da chegada do pico.

O problema de agendamento vai além do pessoal em tempo integral. Os serviços de estudantes da HiQ geralmente são executados em uma mistura de pessoal contínuo e trabalhadores ocasionais ou de tempo fixo, o que torna o problema de agendamento mais difícil. Você precisa de pessoas treinadas suficientes na mudança, mas você também precisa de horas suficientes para dar pessoal casual sem criar custos de horas extras não planejadas para a universidade.

Os novos funcionários não podem começar a responder a perguntas complexas de inscrição sem indução, e os funcionários experientes não podem orientá-los se cada mudança já estiver estendida ao seu limite.

Os candidatos mais fortes para este tipo de papel podem explicar como eles lidaram com esse equilíbrio.Se você gerenciou uma lista onde a demanda flutuou de uma terça-feira silenciosa no meio do semestre para um pico O-Week, seu exemplo pertence à metade da frente de sua aplicação.

Como funciona a aplicação QUT

OAplicação Linknesta postagem leva você diretamente para o portal de carreiras externas da QUT. Você criará uma conta ou entrará, responderá às perguntas de aplicação e carregará seu currículo junto com quaisquer documentos que o anúncio solicite.

Antes de iniciar o formulário, abra um documento em branco e responda a cada critério de seleção em linguagem simples. O processo de pontuação da QUT recompensa exemplos específicos. Se você pode dizer 'planejou uma lista de 45 pessoas em três sites e cortou horas extras não planejadas em 12%', diga isso em vez de 'responsável por listagens'.

• Leia a descrição da posição duas vezes: uma vez para tarefas, uma vez para os critérios contra os quais você será marcado.
• Mapar todas as respostas a um resultado de planejamento de força de trabalho: contagem de cabeças salvas, lacunas de tabela fechadas, picos deixados cobertos, horas de serviço protegidas.
• Use números. Uma lista de 45 pessoas, uma taxa de ausência de 15%, um pico de duas semanas, uma taxa de cobertura de 98%.
• Nomeie os sistemas que você usou.Se o anúncio pedir para listar software ou sistemas corporativos, diga exatamente em quais você trabalhou.
• Envie através do portal vinculado na postagem, e guarde uma cópia de suas respostas para a entrevista.

Se um critério não corresponde à sua experiência, não o encaixe.Aponte-o honestamente e use o paralelo mais próximo que você tem.

Por que a QUT está contratando para isso agora

A demanda por serviços de estudantes é um dos problemas de planejamento mais previsíveis no ensino superior. As universidades sabem exatamente quando o O-Week começa, quando a data do censo cai e quando os exames começam. As instituições que funcionam bem nesses picos são aquelas que mantêm os tempos de espera baixos e a frustração dos alunos. Um coordenador de planejamento da força de trabalho transforma esse calendário em uma lista antecipada.

Contratar um coordenador dedicado em vez de absorver o agendamento em uma carga de trabalho administrativa geral diz que a QUT está tratando os níveis de serviço da HiQ como uma prioridade operacional.

O setor de ensino superior de Brisbane é competitivo para bons funcionários profissionais e as habilidades de planejamento da força de trabalho viajam bem.A experiência que você constrói na QUT traduz para hospitais, governo local, centros de contato e qualquer grande organização de serviços.

Você pode ver as oportunidades mais amplas de pessoal profissional da QUT naCarreiras na página QUT, e o papel que você está lendo sobre está vivo no portal externo agora.Se o papel se encaixa, aplique antes da data de encerramento em vez de esperar que o pool cresça mais fraco.

Faça isso antes da sexta-feira

Abra a descrição da posição e imprima os critérios de seleção. Para cada critério, escreva um exemplo concreto do seu histórico de trabalho em três sentenças ou menos.

Então leia seus exemplos em voz alta.Se eles soarem como resumos de administração genéricos, adicione números e um resultado específico.Este único passe colocará você à frente da maioria dos candidatos que escrevem sua carta de apresentação do anúncio de emprego sozinho.