A maioria das pessoas se candidata a um papel de Coordenador de Escritório e Eventos com um currículo que lista tarefas e uma carta de apresentação que retoma o anúncio de emprego.

A vaga está aberta agora na página de carreiras da Bond University e listada através de AcademicJobs. Se você é sério sobre o papel, não espere até a data de encerramento. papéis de coordenador em universidades atraem candidatos locais, funcionários internos e graduados rapidamente, e um pedido iniciado tarde muitas vezes fica apressado.

A Bond University é a primeira universidade privada sem fins lucrativos da Austrália, estabelecida em 1989 na Gold Coast. Ele corre três semestres por ano em vez de dois, o que muda o que o lado dos eventos deste papel realmente parece. Dias de abertura, semanas de orientação, café da manhã da indústria e eventos de ex-alunos compactam em um calendário mais curto, e as equipes de suporte administrativo permanecem ocupadas durante cada intervalo de semestre.

Você está mantendo um escritório funcionando dia a dia e coordenando eventos que pousam durante períodos acadêmicos de pico, muitas vezes com tempos de viragem apertados.

O que o papel realmente envolve

A posição de Coordenador de Escritório e Eventos combina duas funções. O lado do escritório abrange agendamento, registro, correspondência, logística de reuniões e suporte administrativo geral. O lado do evento abrange planejamento, inscrições, coordenação de fornecedores, entrega no dia a dia e relatórios pós-evento.

Uma tarde você pode estar confirmando catering para uma reunião de faculdade; na manhã seguinte você está verificando a configuração da sala para uma sessão de dia aberto.O trabalho recompensa as pessoas que podem mudar de uma planilha para uma chamada telefônica sem perder detalhes.

O calendário de eventos de Bond não é o mesmo que o calendário de um centro de conferências. Alguns eventos se repetem a cada semestre; outros são funções únicas para faculdades específicas. Se você fez a coordenação de eventos em um ambiente corporativo ou de hospitalidade, a transferência de habilidades, mas os eventos universitários vêm com partes interessadas adicionais: acadêmicos, estudantes, pais, doadores e parceiros externos. Você responderá a mais de um tomador de decisão e precisará manter registros que satisfaçam os requisitos de responsabilidade de uma instituição pública.

Tipos comuns de eventos em uma universidade como Bond incluem noites de informação do corpo docente, dias abertos, noites de premiação de bolsas de estudo, sessões de desenvolvimento profissional para clientes de educação executiva e funções de ex-alunos.O lado do escritório muitas vezes suporta uma área de equipe ou disciplina específica, o que significa que você aprenderá os nomes, períodos de estudo e prazos das pessoas que você está agendando.

Os candidatos mais subestimados

A maioria dos candidatos se concentra no lado do evento. O lado do escritório é onde os pedidos caem. minutos do comitê, reservas de quartos, pedidos de compra e entrada de dados são rotina sonora, mas uma universidade corre sobre eles. Uma aprovação perdida pode mover um evento de confirmado para cancelado.

O calendário trimestral de Bond significa que não há um longo período de silêncio para planejar.Se os ativos do Open Day precisarem de impressão e o coordenador anterior não deixou nenhum arquivo de entrega, você está reconstruindo um processo enquanto o prazo já está se movendo para você.

Você também será o primeiro ponto de contato para consultas internas e externas. Como lidar com um e-mail curto de um acadêmico estressado ou um vendedor confuso importa. Gerentes de contratação procuram pessoas que permaneçam calmas e produzam um próximo passo claro. Os melhores coordenadores escrevem respostas que fecham o loop em uma mensagem, não oito seguimentos.

O gerenciamento do orçamento também importa mais do que os candidatos esperam.Você não precisa ser um contador, mas você precisará rastrear aprovações, faturas e variações.Se você pode demonstrar que gerenciou um orçamento sem gastos excessivos, mencione-o.

O que um aplicativo forte parece

Leia a descrição da posição duas vezes. Faça uma lista de cada sistema de software e processar seus nomes. Se ele menciona plataformas de registro de eventos, software de aprovação financeira ou sistemas de reservas de quartos, dirija-os diretamente em sua carta de apresentação. declarações genéricas sobre ser organizado não o separarão de dez outros candidatos.

Em vez de escrever "eventos coordenados", escreva "coordenou um pequeno-almoço da indústria de 200 pessoas com um orçamento de US $ 15.000, gerenciou inscrições e reduziu as ausências de shows em 12% através de e-mails de lembrete."

Faça o mesmo para o lado do escritório. Se você já lidou com faturas, minutos de comissão, reservas de viagem ou gerenciamento de registros, diga isso com um detalhe que o comprove. "Processado 60 faturas por mês com zero atrasos de pagamento" é uma linha forte. Ajuste seu currículo aos critérios de seleção na descrição da posição. Use o idioma que o anúncio usa. Se ele solicita "ligação de partes interessadas", inclua essa frase e um exemplo, porque é o trabalho real.

Os papéis profissionais da universidade australiana tendem a usar critérios de seleção e entrevistas estruturadas. Você provavelmente será avaliado contra capacidades como comunicação, planejamento, serviço de partes interessadas e iniciativa. Não deixe essas capacidades implícitas; nomeá-las e prová-las com um exemplo recente.

Cinco passos para aplicar esta semana

• Baixe a descrição da posição da página de emprego da Bond University e realce cada capacidade nomeada.
• Anote dois eventos que você entregou, com o número de participantes, orçamento e um problema que você resolveu.
• Desenhe sua carta de apresentação em torno dos três critérios de seleção onde você tem a evidência mais forte.
• Verifique se seus árbitros estão prontos, especialmente um ex-gerente que pode falar sobre entrega de eventos e precisão sob pressão.
• Envie através do portal oficial e salve o e-mail de confirmação com o número de referência.

Não espere até que a data de encerramento comece.Se o portal solicitar uma carta de apresentação e retomar como documentos separados, tenha ambos prontos antes de começar.

O que acontece depois de aplicar

Os processos de contratação universitária para funcionários profissionais podem levar semanas, mas o calendário trimestral de Bond às vezes acelera as coisas.As equipes muitas vezes querem um coordenador no lugar antes dos eventos do próximo semestre se intensificar.

Se estiver listado, espere uma entrevista de painel. Você provavelmente será solicitado a descrever um momento em que conseguiu cumprir prazos concorrentes ou um evento que saiu da pista. Prepare suas histórias antes da entrevista, não durante ela. Use uma estrutura simples: qual foi a situação, o que você fez e qual foi o resultado.

Os árbitros podem fazer ou quebrar uma oferta. Escolha alguém que tenha observado você coordenar uma sala, um orçamento ou um cliente difícil. Diga-lhes para que papel você se candidatou e que evidência ajudaria. Um árbitro que diz "ela é confiável" é menos útil do que aquele que diz "ele moveu 180 convidados através do registro em 30 minutos e resolveu um vendedor sem show no dia."

Por que esse papel atrai um campo amplo

Os papéis de coordenador de escritório e eventos nas universidades atraem pessoas da hospitalidade, suporte executivo, agências de eventos e governo local. As habilidades transferíveis são óbvias, e a localização da Gold Coast acrescenta interesse.

OAcademicJobs Listagemfornece uma visão rápida do papel, mas oPágina de emprego da Universidade BondLeia a página oficial antes de escrever qualquer coisa. verifique as datas próximas, os documentos necessários e a pessoa de contato.

Bond University tem um campus principal em Robina na Gold Coast, a uma curta distância de carro do centro da cidade e cerca de uma hora ao sul de Brisbane. Se você está se candidatando de fora do sudeste do Queensland, pense na mudança antes de se candidatar. Nenhum empregador quer oferecer um papel para alguém que, em seguida, hesita em se mudar.Site da Universidade Bondtem campus e informações de transporte para ajudá-lo a planejar essa parte.

Uma ação antes da sexta-feira

Abra a descrição oficial da posição, identifique os três critérios de seleção que você pode provar com mais força e escreva os dois primeiros parágrafos de sua carta de apresentação em torno deles.