Cloud-HCM-Konsolidierungen verändern die HR-Operationen von Universitäten mit mehreren Campi

Die University of California und die City University of New York bieten zwei der größten Multi-Campus Human Capital Management Konsolidationen in der amerikanischen Hochschulbildung. CUNYfirst begann seine Einführung im Jahr 2010 auf einer Oracle PeopleSoft-Basis, schließlich ersetzt getrennte Lohn, Leistungen, HR und Timing-Systeme über 25 Hochschulen. UCPath benutzte die gleiche Plattform Ansatz auf einer anderen Skala: zehn Campus, fünf medizinische Zentren und eine Wellen-für-Wellen-Lohnübernahme, die Jahre, nicht einen Sommer dauerte.

Das Versprechen war dasselbe: Ein Mitarbeiterrekord, ein Gehaltszyklus, eine Leistungsfähigkeitsdatei, ein Auditspur. Das California State University System formalisierte diese Idee in seinem Common Human Resources System, bekannt als CHRS, das 23 Campus in Richtung geteilter HR- und Gehaltsverarbeitung bewegt. Projekte in dieser Kategorie scheitern selten, weil eine Plattform keine Funktion fehlt. Sie stagnieren, wenn eine auf dem Campus spezifische Urlaubsregel, ein Gewerkschaftssitzbrief oder ein neunmonatiger Fakultätsbewerb in Software ausgedrückt werden muss, die einen 12-monatigen Mitarbeiter voraussetzt.

Warum ein Lohnkalender schwieriger ist als eine Plattform

Die Gehaltsabrechnung der Universitäten unterscheidet sich von der Gehaltsabrechnung des privaten Sektors, weil ein erheblicher Anteil des akademischen Personals kein einheitliches monatliches Gehalt erhält. Die Fakultät für die Amtszeit kann über neun oder zwölf Monate bezahlt werden, die zusätzlichen Terminen verlängern sich mit variablen Prozentsätzen der Arbeitsbelastung, und die Terminen für Absolventen umfassen Gebührenerlassung, Stipendienzeit und vertragsbasierte Steuerlogik.

Diese Entscheidung ist im Design von UCPath sichtbar. Das System zentralisierte Gehalts- und Leistungsverwaltung, während bestimmte Timing- und akademisch-Zuweisungsdetails auf Campus-Ebene verlassen. Die Grenze ist nie offensichtlich. Setzen Sie zu viel Logik im Zentrum und Campus verlieren Flexibilität; setzen zu wenig und das Zentralbüro betreibt nur eine teure Kopie der alten lokalen Systeme.

Was sich bei den Mitarbeitern wirklich ändert

Ein Fakultätsmitglied, das einst eine Reisegebühr auf Papier eingereicht hat, öffnet nun ein Portal, fügt eine Quittung hinzu und wartet auf die Genehmigung des Workflows.Die nützliche Änderung ist nicht die Schnittstelle; es ist, dass der Genehmigungsweg, die Fondsreihe, die Gehaltsabzahlung und die Mitarbeiterrückerstattung in einer Transaktion mit einem Auditprotokoll sitzen.

Digitales Onboarding folgt der gleichen Logik.Ein neuer Angebotsbrief, Steuerabzug, Prüfung der Beschäftigungsfähigkeit, Leistungswahl, Parkgenehmigung und Campus-Netzwerkkonto können in einen Workflow statt in sieben getrennte E-Mail-Fäden sekventiert werden.An einer Multi-Campus-Institution kann ein Shared Services-Team Mietverfahren unabhängig davon, welcher Campus veröffentlicht wird.

Für Administratoren besteht der Kompromiss darin, dass ein zentraler Workflow mehr Standarddaten und weniger lokale Diskretion erzeugt.Ein Abteilungsmanager, der früher eine einmalige Zahlung mit einer Notiz genehmigte, steht nun vor einem System, das besagt, dass der Mitarbeiter unter der konfigurierten Regel nicht qualifiziert ist.

Photo by engin akyurt on Unsplash

Die Hauptplattformen und wie sie sich in der Praxis unterscheiden

Das Anbietergespräch in der Hochschulbildung umfasst im Allgemeinen drei Systeme: Oracle PeopleSoft, Workday und SAP SuccessFactors. Jeder hat genug Universitätskunden, um bekannte Integrationen mit Studenten-Systemen, Forschungsverwaltung und Vermächtnisfinanzbuch zu haben.

Auf der Campus-Ebene treten praktische Unterschiede während der Paralleltestung der Gehaltsliste auf. Eine Plattform, die 26 zweiwöchige Gehaltsperioden abwickelt, kann immer noch einen seltsamen akademischen Kalender versagen, wenn das erste Gehaltsdatum eines Herbsttermins landet, bevor die effektiv datierte Mietzeile des Systems geöffnet ist.

ArbeitstagHochschulmaterialienSchnelle Konfiguration von OracleHochschulpraxisbetont die installierte Basis von PeopleSoft-Kunden, die sich in Richtung Hybrid-Cloud bewegt. Beide Aussagen gelten als Marketing, ersetzen jedoch keinen Migrationsplan.

Implementierungssequenzen, die aufhalten

Systemweite HCM-Projekte sind erfolgreich, wenn sie nach Kalender statt nach Campusprestige sequenziert werden.Die Universität von Kalifornien UCPathDas zentrale Service-Center konnte die Gehaltsfragen von einer Gruppe von Campus absorbieren, bevor die nächste live ging.

Governance-Dokumente aus diesen Projekten zeigen ein wiederkehrendes Muster: eine Entwurfsbehörde, die HR, Gehaltsabrechnung, Leistungen, interne Prüfung und einen Vertreter aus akademischen Angelegenheiten umfasst.

Tests sind, wo die Methodik das Ergebnis entscheidet. Parallel Lohnlaufs vergleichen das veraltete System und das neue HCM für jede Mitarbeiterkategorie und jeden Lohnzyklus, einschließlich Stellvertreter, Graduiertenforscher, Teilzeitarbeiter und beendete Mitarbeiter mit ausstehenden Urlaubsvergütungen. Projekte, die einen Lohnzyklus überspringen, um im Zeitplan zu bleiben, finden in der Regel den fehlenden Fehler in der ersten Live-Lohnliste statt.

Die Cloud entfernt den Kollektivvertrag nicht

Eine Annahme der Cloud HCM-Konsolidierung ist, dass die Standardisierung von Daten die Bearbeitung von Ausnahmen beseitigt. In der Praxis werden Ausnahmen in Verträge geschrieben. Eine CSU-Kanzlers Büro-Lohnregel über zusätzliche Bezahlung kann durch einen Campus-spezifischen Gewerkschaftsschreiben übertrieben werden. Eine University of California-Politik über Sommerlohn kann sich nach Disziplin, nach Finanzierungsquelle und nach dem Unterzeichner unterscheiden. Die Software muss diese Ausnahmen als Konfiguration modellieren, nicht als Nachdenken.

Die Verzögerung liegt nicht daran, dass die Cloud-Plattform schwer zu installieren ist; es liegt daran, dass jede Verhandlungseinheit überprüfen muss, wie Urlaubsbilanzen, Ferienprämien, Wechseldifferenziale und die Off-Cycle-Zahlungen, die der späten Terminierung folgen, im System vertreten sind.

Photo by Billy Huynh on Unsplash

Was Systemkonsolidierung für die Einstellung und Onboarding bedeutet

In einer konsolidierten Institution kann eine Jobanforderung in der HCM die Positionsnummer, die Gehaltsstufe, die Leistungsgruppe und die Finanzierungsquelle von der Genehmigung bis zum Angebotsschreiben tragen. Die Vorlage für das Angebotsschreiben kann diese Felder dann ohne eine menschliche Neufassung ziehen. Für Bewerber ist das erste sichtbare Zeichen oft ein Selbstbedienungsportal, das einmal nach Dokumenten bittet, nach dem das System die Miete in die Gehaltsliste, die Leistungen, den IT-Zugang und ein Campus-Netzwerkkonto leitet.

Die Hochschulbildung läuft immer noch auf mehreren Einstellungskalendern, die ein generisches Bewerber-Tracking-System nicht versteht. Eine Einstellungs-Track-Suche kann neun Monate dauern; eine subventionierte Postdoc-Einstellung muss möglicherweise in drei Wochen beginnen; eine zusätzliche Einstellung kann jeden Termin schließen und wieder öffnen. Eine konsolidierte HCM muss alle drei behandeln, ohne sie in den gleichen Einstellungs-Workflow zu zwingen.

Eine Frage, die vom Board-Deck fehlt

Der Wertfall für Cloud HCM in der Hochschulbildung beginnt in der Regel mit Kostenersparnissen und endet mit Compliance. Die tiefere Frage ist, wer die Regeln, die das System durchsetzt, zu autorisieren bekommt. Eine gemeinsame Plattform kann legitime Variationen sichtbar machen, oder sie kann die Interpretation einer Richtlinie eines Campus hard-codieren und in den Rest exportieren.

Die Pressemitteilung antwortet selten darauf. Zu der Zeit, wenn das System live läuft, sind die Gehaltsabrechnungskalender, Verhandlungs-Einheitskarten und Onboarding-Workflows fest genug, um schwer zu ändern. Die Frage, die es wert ist, bei der ersten Vorstandssitzung zu fragen, ist, ob die HCM-Plattform den Fakultätsabschluss dienen wird, oder ob der Fakultätsabschluss neu gestaltet wird, um die Plattform anzupassen. Die meisten Pläne entscheiden sich nicht; sie entdecken einfach die Antwort nach der ersten Herbstzahlung.