La mayoría de las universidades tratan la formación de sistemas de recursos humanos como una reflexión posterior, luego actúan sorprendidos cuando se lanza una nueva plataforma de Gestión de Capital Humano y nadie fuera del equipo del proyecto puede usarlo. Esa es la brecha que esta función llena. Un especialista en formación de sistemas de recursos humanos enseña al personal de recursos humanos, a los gerentes de contratación, a los administradores de departamentos y a veces a cada empleado cómo usar la tecnología de recursos humanos de la universidad sin presentar cuarenta boletos de ayuda.
Si estás contratando uno, o estás preguntando si este es tu próximo movimiento, debes saber que el título es confuso. El mismo trabajo aparece como HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) Entrenador, HCM Trainer, Entrenador de Tecnología de Recursos Humanos, Especialista en Aprendizaje y Desarrollo con un enfoque de sistemas, o Lead de Formación en una oficina de transformación de recursos humanos. El trabajo es una mezcla: diseño instructivo, análisis de sistemas, gestión de cambios y suficiente diplomacia para manejar una habitación llena de administradores de departamentos que gustaron mejor al viejo sistema.
Lo que realmente hace el papel
El trabajo diario es granular y repetitivo, y eso es lo que hace que los buenos sean tan difíciles de reemplazar.
Pasas tu semana construyendo breves guías de cómo hacer para los procesos que la mayoría de las personas hacen una vez un término: presentar una reclamación de empleo, aprobar una hoja de tiempo, actualizar una elección de beneficios, procesar una solicitud de permiso.Después, ejes sesiones de capacitación en vivo para nuevos contratos, horas de oficina abiertas después de una actualización del sistema, grabas vídeos cortos que viven en el sistema de gestión de aprendizaje de la universidad y responde a la misma pregunta urgente en tres canales diferentes del campus Slack.
Cuando un módulo cambia -una nueva regla de sueldo, un formulario de revisión de rendimiento rediseñado, una integración con el sistema de información del estudiante o un cambio en la elegibilidad de las prestaciones - actualiza cada pieza de material de formación que lo toca.
- Diseñar y entregar capacitación liderada por instructores, talleres virtuales y módulos de e-learning autónomos.
- Escribir guías de referencia rápida, herramientas de trabajo, FAQs y documentación paso a paso para los procesos de recursos humanos.
- Mantener el contenido de formación alineado con los cambios de configuración del sistema y las ediciones de proveedores de dos veces al año.
- Ejecución de sesiones de entrenamiento-el entrenador para socios de negocios de recursos humanos y administradores de departamentos.
- El seguimiento de la finalización del entrenamiento, la medición de la confianza del usuario después de ir en vivo, y la notificación de las lagunas de adopción a los leads del proyecto.
Usted no es la persona que configura el sistema. Usted no es el soporte técnico. Usted es el traductor que se sienta entre el administrador del sistema y la persona que sólo necesita aprobar un alquiler antes del almuerzo.
Dónde se sitúa el papel en una universidad
Las universidades no son un departamento de recursos humanos; son docenas de funciones de recursos humanos distribuidas que llevan una sola marca.Una única implementación a menudo tiene que servir a los recursos humanos centrales, el salario, los beneficios, los asuntos académicos, la administración de la investigación y un centro médico que corre en un calendario diferente.
Esa descentralización forma el trabajo de maneras que un rol de formación corporativa rara vez ve. Usted capacita a las personas con niveles y procesos de acceso muy diferentes. Una silla de departamento que necesita aprobar un aumento de mérito no es el mismo público que un administrador de becas que ingresa datos de informe de esfuerzo o un trabajador estudiantil que verifica su salario.
CUPA-HR, la asociación profesional para los líderes de recursos humanos superiores, ha pasado años documentando cómo las estructuras de recursos humanos del campus difieren según el tamaño y el tipo de la institución. El especialista en capacitación puede informar al director de HRIS, al jefe de recursos humanos, a la unidad de desarrollo organizacional, o a una oficina central de gestión de proyectos durante una implementación. En colegios más pequeños, el papel se dobla en la posición de generalista de recursos humanos. En una oficina de sistema grande, es un equipo dedicado que apoya múltiples campus.
Si la universidad está migrando de Oracle PeopleSoft a Workday, o de un sistema interno a SAP SuccessFactors, el especialista en capacitación a menudo se une antes de ir a vivir y permanece mucho después.
Habilidades y cualificaciones que te cortan la lista
Los comités de contratación en ed superior cometen el mismo error con este papel que cometen con los diseñadores instructivos: escriben una lista de deseos tan específica que ningún candidato vivo la cumple, y luego se ajustan a alguien que conoce el software pero no puede enseñar.
La lista corta realista tiene dos grupos. En primer lugar, la formación y la comunicación: puede tomar un proceso de 40 pasos y reducirlo a tres comandos sin perder el manejo de la excepción. En segundo lugar, la alfabetización del sistema: entiende lo suficiente sobre cómo funciona la estructura de la base de datos, los flujos de trabajo, los roles de seguridad y los puntos de integración para saber por qué un usuario ve un error, incluso si no puede corregirlo usted mismo.
La experiencia con la plataforma ayuda, pero los ecosistemas de los proveedores son amplios. Workday, Oracle, SAP SuccessFactors y Unit4 tienen sus propias pistas de certificación. Una universidad que ejecuta Workday a menudo solicitará la formación de Workday o la exposición de configuración; un campus en PeopleSoft se preocupa por los menús y consultas de PeopleSoft. La habilidad transferible es aprender cómo se ajustan rápidamente la estructura del menú de un nuevo sistema, el proceso de negocio, la cadena de aprobación y los principios básicos de la información.
Las certificaciones pueden ayudarle a destacarse.Asociación para el Desarrollo de Talentosofrece las credenciales Certified Professional en Desarrollo de Talentos (CPTD) y Associate Professional en Desarrollo de Talentos (APTD) para profesionales de aprendizaje y desarrollo, yRecursos tecnológicos de HR de SHRMNo sustituye el conocimiento específico de la plataforma, sino que señala que comprende el aprendizaje de adultos y la adopción organizacional, que son las dos mitades de este papel.
Salario, títulos y camino de carrera
Las universidades lo ponen en la banda de formación y desarrollo, no en la banda de tecnología de la información, aunque la persona necesita ambos conjuntos de habilidades.
Lo que puede ganar depende de si el papel es en una oficina central del sistema, una gran universidad de investigación, una universidad comunitaria o una pequeña institución privada fuera de un metro importante. los formadores de recursos humanos generales en los campus más pequeños pueden sentarse en una clase administrativa más baja.
La progresión no es una escalera ordenada. Los próximos movimientos comunes incluyen analista de sistemas de recursos humanos, gerente de HRIS, líder de desarrollo organizacional o gerente de capacitación. Algunas personas permanecen técnicas y se mueven a la configuración; otros van más profundamente en el diseño de aprendizaje y dejan atrás los sistemas. En el nivel superior, la forma más rápida es generalmente sobrevivir a una implementación importante, documentar lo que funcionó y llevar ese libro de texto al siguiente campus.
Los arreglos remotos y híbridos son comunes para este papel, especialmente en oficinas de sistemas que apoyan múltiples campus. a menudo verá la posición abierta a los candidatos en un estado o zona horaria específica, incluso cuando la propia universidad no es remota-primera.
Las universidades se equivocan
He visto a las universidades gastar meses en este empleo porque escribieron el anuncio de trabajo como un aviso legal y entrevistaron como si el papel fuera puramente clerical.
Dile a los candidatos qué sistema van a entrenar, qué módulos importan, y si van a construir el programa de capacitación de nada o heredar uno.
La versión débil de este trabajo es alguien que puede hacer clic a través de las pantallas; la versión fuerte es alguien que puede ejecutar una habitación, diagnosticar confusión en tiempo real, reconstruir una lección en el lugar, y mantener una habitación de administradores escépticos involucrados.
También recuerde que los candidatos están entrevistándote.Cuanto más tiempo dure tu comité de búsqueda, más probable es que un buen candidato acepte un papel de implementación corporativa con un calendario claro y un mejor salario.
Cómo contratar este papel sin perder el tiempo de todos
- Escribe si la persona va a entrenar el salario, los beneficios, el seguimiento del tiempo, el reclutamiento, o todos ellos, y sea honesto sobre el estado de la documentación.
- Dile a los candidatos el nombre y la versión del sistema, incluso si no ha completado la descripción del trabajo.
- Entrevista para la capacidad de enseñanza, no sólo el conocimiento del producto.Dale a los candidatos un proceso de recursos humanos simple y pídales que lo enseñen en cinco minutos.
- Establezca una línea de tiempo de dos semanas desde la entrevista final a la oferta, y obtenga la autoridad de contratación para que esté de acuerdo antes de publicar.
- Paga por las habilidades de sistemas, no sólo las habilidades de capacitación. Clasifique el trabajo contra sus roles de analista de HRIS, no contra un entrenador de nivel de entrada.
Cómo pasar a este rol de los empleos adyacentes
No necesita un título tradicional para llegar aquí.Los dos caminos de alimentación más comunes son el coordinador de recursos humanos de la universidad o generalista que se convierte en el entrenador informal del sistema, y el diseñador de instrucción que aprende los flujos de trabajo de recursos humanos.
Si ya estás en el campus y eres la persona a la que llaman los colegas cuando se encuentran atrapados en el sistema de recursos humanos, comienza a documentar lo que les enseñas.Construye una pequeña biblioteca de capturas de pantalla, guías de una página, correcciones de errores comunes y una breve FAQ que puedes compartir con nuevos empleados.
Si usted está fuera de ed superior, busque roles de capacitación de tecnología de recursos humanos en el cuidado de la salud, el gobierno, las grandes organizaciones sin fines de lucro y los centros de servicios regionales. Usan sistemas similares y estructuras descentralizadas similares. La transición a una universidad es más fácil que la inversa porque ya sabrá cómo entrenar a los usuarios que hacen el trabajo de recursos humanos como un segundo trabajo.
Aprende el vocabulario de la plataforma que utiliza tu universidad de destino. Si es Workday, entiende los procesos de negocio, los grupos de seguridad, los principios básicos de la información y cómo fluyen las aprobaciones. Si es PeopleSoft, sabe cómo encontrar el camino alrededor de los menús y explicar las aprobaciones. No necesita ser un desarrollador, pero necesita estar un paso por delante de sus estudiantes.
Aquí está su acción esta semana. Póngase una descripción de trabajo de formación de sistemas de recursos humanos en vivo en una universidad para la que realmente trabajaría, y circule el primer módulo que menciona. Si tiene experiencia con ese módulo, construya un tutorial de una página para el proceso más difícil en él. Si no, aprenda la terminología de ese módulo hasta que pueda explicarlo a una silla de departamento sin pausar.
Photo by Vitaly Gariev on Unsplash