Quarenta e nove estados, o Distrito de Columbia, Porto Rico e as Ilhas Virgens dos EUA aderiram ao Acordo de Reciprocidade de Autorização do Estado, geralmente chamado de SARA. Califórnia não tem. Mais de 2.200 instituições usam o pacto para matricular estudantes de educação à distância em linhas estatais sem se inscreverem para autorização separada em cada estado. A última revisão federal da renovação do acordo transformou esse atalho administrativo em um teste de conformidade, e um número crescente de administradores estão descobrindo que seus registros não estão prontos para isso.
O SARA foi lançado em 2014 como um projeto conjunto de quatro compactos regionais de ensino superior. O que começou como uma maneira de reduzir as inscrições duplicadas do estado tornou-se a infraestrutura padrão para inscrições on-line fora do estado. O crescimento trouxe visibilidade e visibilidade trouxe uma pergunta mais difícil: se a reciprocidade fornece informações suficientes para os estados e o governo federal para saber quem está estudando onde.
A SARA não remove a obrigação legal de ser autorizado em cada estado onde um estudante on-line está sentado. As regras do Departamento de Educação dos EUA, centrado em 34 CFR 600.9, ainda exigem essa autorização. Reciprocidade reconhecida muda a forma como uma instituição demonstra que a obrigação foi cumprida.
Um impulso de dados federais transformou uma questão de papelaria em uma escolha institucional
A luta de renovação não é sobre se a educação à distância deve ser regulada. É sobre dados. O Conselho Nacional de Acordos de Reciprocidade de Autorização do Estado (NC-SARA) mudou de pedir às instituições para se registrarem para pedir-lhes para fornecer anualmente, por estado, detalhes sobre inscrição, nível de programa e localização. Um grande sistema público geralmente pode montar isso a partir de seus dados empresariais.
A maioria das instituições rastreia a autorização em uma planilha que vive com uma pessoa. Essa é a taxa de base. A exceção é um campus onde a planilha tem um proprietário documentado, um leitor, uma data de revisão e uma segunda pessoa que pode executar o processo se a primeira pessoa sair. Eu pedi a um diretor de programa on-line, Dr. L, para me mostrar os registros SARA de sua instituição durante uma auditoria recente. Ela abriu três arquivos: a exportação de um registrador, um PDF de conformidade armazenado na área de trabalho de um ex-funcionário e uma lista mantida por ajuda financeira. Nenhum se encaixou. Multiplique Dr. L por alguns milhares de instituições e a demanda federal por relatórios padrão pára de olhar como burocracia por conta própria.
A maioria dos trabalhos de autorização do estado ocorre silenciosamente até que uma reclamação de estudante, uma visita de acreditação ou uma auditoria de ajuda federal cheguem à mesa. Essa é a taxa de base. A exceção é a instituição que trata a autorização como uma alavanca de crescimento de matrícula, não um trabalho de conformidade. Nessas instituições, o diretor do programa on-line e o registrador compartilham uma fonte de verdade, e a instituição sabe antes de um lançamento do programa se um conselho de licenciamento do estado impõe requisitos adicionais.
A ausência da Califórnia continua a fazer um sistema de dois níveis
A posição da Califórnia é afiada porque é o único estado fora do SARA. instituições da Califórnia que procuram estudantes fora do estado muitas vezes buscam autorizações diretas ou reivindicam isenções estreitas, enquanto instituições fora do estado que querem estudantes da Califórnia podem ter que trabalhar através doEscritório da Califórnia para a Educação Pós-secundária PrivadaO mesmo curso on-line pode ter um caminho de conformidade em 49 estados e outro na Califórnia. Alguns administradores vêem isso como um argumento de que a Califórnia deve se juntar; os reguladores estatais vêem isso como prova de que um modelo de reciprocidade mais fraco não é inevitável.
A revisão de reconhecimento do Departamento é importante porque determina se o SARA satisfaz o requisito de autorização do estado para as instituições que participam na ajuda estudantil federal, conhecida como Título IV. Se esse reconhecimento mudasse, o custo não seria teórico. Uma instituição poderia enfrentar requisitos de autorização direta em todos os estados onde seus alunos on-line vivem. A maioria das pequenas faculdades lutaria para carregar essa carga de pessoal, razão pela qual a luta de renovação atraiu presidentes e provistas, não apenas oficiais de conformidade.
O processo de reclamação é onde o debate se torna concreto
Sob a SARA, uma reclamação estudantil geralmente começa no estado em que o estudante vive e é referida ao estado de residência da instituição para resolução. Os advogados do consumidor dizem que pode forçar um estudante a perseguir um processo longe de casa. As instituições dizem que é melhor do que 50 sistemas de reclamação separados. A revisão de renovação forçou a NC-SARA a tornar o processo visível: quantos queixas chegam, quanto tempo levam e o que acontece depois que uma instituição perde um prazo. Um log de reclamação bem executado não é um detalhe de marketing; é a evidência de que a reciprocidade está funcionando ou falhando.Site Oficial. o
Novos relatórios de dados empurram registros antigos para a abertura
O Departamento de Educação dos EUAGuia de autorização do Estadoancora essas obrigações nas regras de ajuda financeira federal. O sistema de relatórios de dados da NC-SARA é o resultado visível. As instituições participantes contam a matrícula por jurisdição, modo de entrega e nível de credenciais. O primeiro ciclo completo de relatórios forçou os campi a reconciliar registros internos que não foram comparados em anos. Uma figura é a mais importante: se o número de estudantes on-line que uma instituição relata à SARA corresponde ao número que ela relata para sua própria auditoria de matrícula. Discrepâncias convidam a revisão adicional, e uma revisão adicional leva tempo nenhum escritório de conformidade tem espaço. Um detalhe esquecido é que a SARA não cobre todos os conselhos de licenciamento profissional do estado. Enfermagem, educação, trabalho social e programas de aconselhamento
O que isso significa para o seu campus
Trate seu mapa de autorização como um notebook de laboratório. Se a pessoa que o possui sai amanhã, outra pessoa deve ser capaz de abrir um documento e ver quais estados você serve, quais programas são oferecidos onde, quais autorizações expiram quando e como uma reclamação seria encaminhada. A maioria dos campi não pode fazer isso hoje. A correção não é um novo documento de política; é uma pasta, uma lista principal de contatos estatais e um calendário de datas de expiração que é realmente aberto.Rede de Autorização do Estadomantém orientações práticas para instituições que tentam construir esse arquivo sem contratar uma equipe completa.
- Confirme o status de participação SARA da sua instituição e a data exata de relatório de dados que o seu escritório deve atender.
- Verifique se quaisquer programas têm conselhos de licenciamento estatais fora da SARA, especialmente enfermagem, ensino ou aconselhamento.
- Assigne uma pessoa para possuir a submissão de dados e uma segunda pessoa para revisar o arquivo antes que ele expire.
- Mantenha a tabela de roteamento de reclamações do estado na mesma pasta que os dados de inscrição, não em um manual de políticas separado.
Um passo importante para este mês
Pegue o mais recente relatório de inscrição fora do estado e compare-o com a lista que você tem no arquivo. Se uma única contagem de estado ou programa difere, corrija essa linha antes da próxima janela de relatórios.
Photo by Martin Sanchez on Unsplash