La Universidad de California y la City University of New York ofrecen dos de las mayores consolidaciones de gestión de capital humano multi-campus en la educación superior estadounidense. CUNYfirst comenzó su despliegue en 2010 en una base Oracle PeopleSoft, finalmente reemplazando los sistemas de salario separados, beneficios, recursos humanos y cronología en 25 colegios. UCPath utilizó el mismo enfoque de plataforma en una escala diferente: diez campus, cinco centros médicos y un corte de salario de onda por onda que tomó años, no un verano. En ambos sistemas, la elección de software fue menos consecuente que el reglamento administrativo debajo de él.
La promesa era la misma: un registro de empleados, un ciclo de salarios, un fichero de elegibilidad de beneficios, una pista de auditoría. El sistema de la Universidad Estatal de California formalizó esa idea en su Sistema Común de Recursos Humanos, conocido como CHRS, que está moviendo a 23 campus hacia el procesamiento compartido de recursos humanos y salarios. Los proyectos en esta categoría rara vez fallan porque una plataforma carece de una característica. Están paralizados cuando una regla de licencia específica del campus, una carta de lado del sindicato o una cita del profesorado de nueve meses tiene que ser expresada en software que asume un empleado de 12 meses.
Por qué un calendario de pagos es más difícil que una plataforma
Los salarios universitarios difieren de los salarios del sector privado porque una parte sustancial del personal académico no recibe un salario mensual uniforme. los profesores de la pista de mandato pueden ser pagados durante nueve o doce meses, las citaciones adicionales se renuevan a porcentajes variables de carga de trabajo, y las citaciones de estudiantes de posgrado incluyen la remisión de tasas, el calendario de becas y la lógica fiscal basada en el tratado.
Esa decisión es visible en el diseño de UCPath. El sistema centralizó el salario y la administración de beneficios mientras dejaba ciertos detalles de cronología y asignación académica en el nivel del campus. El límite nunca es obvio. Poner demasiada lógica en el centro y los campus pierden flexibilidad; poner demasiado poco y la oficina central simplemente opera una copia cara de los viejos sistemas locales.
Lo que realmente cambia para los empleados
Los portales de autoservicio son la parte visible.Un miembro de la facultad que una vez presentó un reembolso de viaje en papel ahora abre un portal, adjunta un recibo y espera la aprobación del flujo de trabajo.El cambio útil no es la interfaz; es que el camino de aprobación, la cadena de fondos, el depósito de sueldo y el registro de reembolso del empleado se sientan en una transacción con un registro de auditoría.
La incorporación digital sigue la misma lógica.Una nueva carta de oferta de contratación, retención de impuestos, comprobación de elegibilidad de empleo, elección de beneficios, permiso de estacionamiento y cuenta de red del campus se pueden secuenciar en un único flujo de trabajo en lugar de siete hilos de correo electrónico separados.
Para los administradores, el compromiso es que un flujo de trabajo central produce más datos estándar y menos discreción local.Un gerente de departamento que usaba para aprobar un pago único con una nota ahora se enfrenta a un sistema que dice que el empleado no es elegible bajo la regla configurada. Ya sea un error o una decisión de gobernanza es la pregunta de la consolidación obliga a la gente a responder.
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Las principales plataformas y cómo se diferencian en la práctica
La conversación con los proveedores en la educación superior generalmente se divide en tres sistemas: Oracle PeopleSoft, Workday y SAP SuccessFactors. Cada uno tiene suficientes clientes universitarios para haber acumulado integraciones conocidas con los sistemas de estudiantes, la administración de la investigación y los registros financieros legados.
| Plataforma | La huella típica | Fuerza Relativa en Ed superior | Punto de fricción común |
|---|---|---|---|
| Oracle PeopleSoft | Personal existente, salario, beneficios; a menudo ya en curso de finanzas o registros estudiantiles | Configuración profunda para múltiples asignaciones, salarios pesados de los sindicatos; base instalada a largo plazo | Adaptaciones de envejecimiento que ningún personal actual entiende plenamente |
| Día de Trabajo | Cloud HCM, salario y, a veces, módulos de finanzas y estudiantes | Autoservicio de estilo consumidor, lanzamientos frecuentes, modelo de datos basado en objetos | La migración de las reglas personalizadas de estilo PeopleSoft requiere repensar las prácticas locales |
| Succesores de SAP | Talento, aprendizaje, núcleo de recursos humanos; a menudo conectado a un salario separado a través de SAP o de un tercero | Análisis de la fuerza de trabajo y gestión del aprendizaje | Complexidad de la integración salarial en entornos académicos multiempleo y multiestado |
En el nivel del campus, las diferencias prácticas aparecen durante las pruebas paralelas de salarios.Una plataforma que maneja 26 períodos de pago de dos semanas todavía puede fallar un extraño calendario académico si la primera fecha de pago de un término de otoño aterriza antes de que la línea de alquiler de fecha efectiva del sistema esté abierta.
Día del TrabajoMateriales de Educación SuperiorConfiguración rápida de OraclePráctica de la educación superiorDestaca la base instalada de clientes de PeopleSoft que se están moviendo hacia la nube híbrida. Ambas declaraciones son suficientemente verdaderas como marketing, pero ninguna de ellas sustituye a un plan de migración.
Las secuencias de implementación que se mantienen
Los proyectos de HCM tienen éxito cuando se secuencian por calendario en lugar de por prestigio del campus.Universidad de California UCPathcoronó cortes en el campus en ondas planificadas para que el centro de servicios central pudiera absorber preguntas de salario de un grupo de campus antes de que el siguiente fuera en vivo.
Los documentos de gobernanza de estos proyectos muestran un patrón recurrente: una autoridad de diseño que incluye personal, salario, beneficios, auditoría interna y un representante de asuntos académicos. los asuntos académicos se sienten importantes porque el rango de la facultad, el estado de tenencia, el salario sabático y la carga docente interactúan con el salario de maneras que IT solo no puede especificar.
La prueba es donde la metodología decide el resultado. Corren salarios paralelos comparando el sistema legado y el nuevo HCM para cada categoría de empleado y cada ciclo de salario, incluyendo adjuntos, investigadores de postgrado, personal de año parcial y empleados terminados con pagos de vacaciones. Proyectos que saltan un ciclo de salario para mantenerse en el horario suelen encontrar el error que falta en el primer salario en vivo en lugar.
La nube no elimina el acuerdo de negociación colectiva
Una suposición de la consolidación de la nube HCM es que la estandarización de los datos elimina el manejo de excepciones. En la práctica, las excepciones se escriben en contratos. La regla de salario de la oficina del canciller de la CSU sobre el pago adicional puede ser superada por una carta sindical específica del campus. Una política de la Universidad de California sobre el salario de verano puede diferir por disciplina, por fuente de financiación y por quien firmó la subvención. El software tiene que modelar esas excepciones como configuración, no como reflexiones posteriores.
El retraso no es porque la plataforma en la nube es difícil de instalar; es porque cada unidad de negociación tiene que revisar cómo los saldos de vacaciones, las primas de vacaciones, los diferenciales de cambio y los pagos fuera del ciclo que siguen el papel de la cita tardía están representados en el sistema.
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Qué significa la consolidación del sistema para la contratación y el embarque
En una institución consolidada, una solicitud de empleo en la HCM puede llevar el número de posición, el rango salarial, el grupo de beneficios y la fuente de financiación de la aprobación a la carta de oferta. El modelo de carta de oferta puede luego sacar esos campos sin que un humano los reemplace. Para los solicitantes, el primer signo visible es a menudo un portal de auto-servicio que pide documentos una vez, después de lo cual el sistema dirige el alquiler a la lista de pagos, beneficios, acceso a TI y una cuenta de red del campus.
La educación superior todavía se ejecuta en varios calendarios de contratación que un sistema de seguimiento de solicitantes genérico no entiende. Una búsqueda de la pista de contratación puede tardar nueve meses; un alquiler postdoc financiado con subvenciones puede tener que comenzar en tres semanas; un alquiler adjunto puede cerrar y reabrir cada término. Un HCM consolidado tiene que manejar los tres sin forzarlos al mismo flujo de trabajo de contratación. Los sistemas que hacen esto bien tratan la contratación como un ciclo de vida con puertas de paso, no una lista de verificación lineal.
Una pregunta que falta de la mesa de negociación
El caso de valor para la nube HCM en la educación superior generalmente comienza con el ahorro de costes y termina con el cumplimiento. La pregunta más profunda es quién consigue autorizar las reglas que el sistema impone. Una plataforma compartida puede hacer visible la variación legítima, o puede codificar la interpretación de una política de un campus y exportarla al resto.
El comunicado de prensa rara vez responde a esto. En el momento en que el sistema vaya a la vida, los calendarios de los salarios, los mapas de la unidad de negociación y los flujos de trabajo de embarque están suficientemente fijos como para ser difíciles de cambiar. La pregunta que vale la pena preguntar en la primera reunión del comité directivo es si la plataforma HCM servirá a la cita de la facultad, o si la cita de la facultad será rediseñada para encajar en la plataforma. La mayoría de los planes no deciden; simplemente descubren la respuesta después de la primera lista de salarios de otoño.