Coordonnateur des événements et de l'engagement de QUT : ce que le poste implique et comment postuler

Si vous êtes à Brisbane ou disposé à déménager, c'est le genre de travail qui construit un portefeuille rapidement. vous ne gérez pas un événement; vous gérez les systèmes, les parties prenantes et le suivi derrière un calendrier entier.

Pourquoi QUT embauche maintenant

QUT est une grande université publique australienne avec deux campus principaux à Brisbane: Gardens Point dans le centre-ville et Kelvin Grove juste au nord de la CBD. Il est devenu une université en 1989, et il a passé les décennies depuis la construction d'une réputation pour les cours liés à l'industrie et la recherche.

Le calendrier des événements de l'université n'est pas une petite opération. Il comprend des événements de recrutement d'étudiants, des journées ouvertes, des réunions d'anciens élèves, des lancements de partenaires de l'industrie, des présentations de recherche et des cérémonies de diplôme. Derrière chacun de ces événements se trouve un coordinateur qui gère la logistique, les parties prenantes et le suivi. Lorsqu'un rôle de coordinateur s'ouvre, cela signifie généralement que l'équipe élargit ou remplace quelqu'un qui s'est déplacé. De toute façon, la charge est réelle et le rôle est nécessaire.

Ce que le travail implique réellement

Le titre couvre deux choses, et ils se nourrissent les uns les autres: l'engagement et les événements. Engagement est le long jeu; les événements sont la pièce visible. Vous coordonneriez les activités qui rapprochent les gens de QUT, qu'ils soient des étudiants potentiels, des étudiants actuels, des anciens, des partenaires de l'industrie ou des membres de la communauté.

Les tâches typiques dans un rôle d'engagement universitaire et de coordinateur d'événements comprennent:

• Coordination des événements de bout en bout : lieux, restauration, audiovisuel, accessibilité, feuilles de bord et évaluations des risques.
• Engagement des parties prenantes: travailler avec le personnel académique, le personnel professionnel, les anciens, les partenaires de l'industrie et les groupes d'étudiants.
• Soutien aux communications : invitations, pages d’inscription, suivi post-événement et rapports d’engagement.
• Données et systèmes: Maintenir des enregistrements d’événements sur une plate-forme CRM ou d’événements afin d’améliorer les campagnes futures.

Les universités recueillent beaucoup de données sur les événements, mais peu de gens savent comment les transformer en meilleures invitations la prochaine fois.

Où le rôle est assis à QUT

La division exacte sera nommée dans la description du poste, mais les rôles d'engagement et de coordinateur d'événements à QUT se situent généralement au sein d'une équipe centrale d'engagement, de marketing ou de promotion.

Le calendrier des événements publics de QUT donne un sens de la largeur: les forums de recherche, les conférences publiques, les soirées de réseautage d'anciens étudiants et les événements d'expérience étudiante se déroulent sur les deux campus.La page des événements de QUTLe .

Quels sont les candidats forts

Les candidats qui sont sélectionnés pour un rôle comme celui-ci ont rarement un historique de travail identique. Ils apportent un mélange de coordination de projet, de communication avec les parties prenantes et de livraison d'événements pratiques. Vous n'avez pas besoin d'avoir travaillé dans l'enseignement supérieur avant, bien que cela aide à comprendre comment les universités fonctionnent.

Quatre choses ont tendance à séparer la shortlist du reste:

• Une trace de la livraison des événements à temps et sur le budget dans une grande organisation, même si cette organisation était une entreprise ou un organisme gouvernemental.
• Communication écrite forte pour les invitations, les briefings et les rapports post-événement.Si votre lettre de motivation est vague, vos briefings d'événement seraient probablement aussi.
• Travailler en toute confiance avec des parties prenantes de haut niveau et des partenaires externes sans avoir besoin d’une main-d’œuvre constante.
• Expérience en utilisant des plateformes d'enregistrement d'événements ou des outils CRM, ou au moins la capacité de les apprendre rapidement.

Une histoire détaillée sur un seul événement complexe bat trois paragraphes sur le fait d’être un travailleur dur.

Comment faire sans perdre de temps

Le processus de candidature pour les rôles QUT se déroule à travers le portail de recrutement de l'université. Avant de commencer, sortez la description complète du poste de l'annonce et lisez les critères de sélection.

• Mappez votre expérience aux critères de sélection un par un. Chaque critère reçoit au moins un exemple concret.
• Utilisez la méthode STAR pour chaque exemple : situation, tâche, action, résultat.
• Écrivez une lettre de motivation qui aborde directement le rôle, pas une lettre de motivation générale.
• Soumettre par le portail avant la date de clôture sur l'annonce. Ne pas attendre jusqu'à la dernière heure.

Une habitude qui gaspille le temps des candidats est d'écrire un long CV qui répertorie chaque événement qu'ils ont jamais assisté.Le panel de recrutement veut voir ce que vous avez livré et ce qui a changé à cause de cela.

Que se passe-t-il après que vous avez frappé Submit

Le système de recrutement de QUT reconnaîtra votre candidature. La shortlisting peut prendre quelques semaines, en fonction du nombre de candidatures que le panel reçoit. Si vous êtes shortlisté, attendez-vous à un entretien et éventuellement à un court échantillon de travail ou à une tâche de planification d'événement.

Vous pouvez consulter le résumé des rôles sur AcademicJobs àCoordinateur d’engagement et d’événements à QUTSoumettez votre demande à traversLe portail de recrutement de QUTLe .

Cette semaine, faites glisser la description du poste, identifiez le critère que vous pouvez répondre le mieux, et écrivez cet exemple avant de toucher le formulaire de demande.