L'Université de Californie et l'Université de la ville de New York offrent deux des plus grandes consolidations de gestion des capitaux humains multi-campus dans l'enseignement supérieur américain. CUNYfirst a commencé son déploiement en 2010 sur une base Oracle PeopleSoft, remplaçant finalement des systèmes de rémunération, d'avantages, de ressources humaines et de timing distincts dans 25 collèges. UCPath a utilisé la même approche de plateforme à une échelle différente: dix campus, cinq centres médicaux et une réduction de rémunération par vague qui a pris des années, pas un été. Dans les deux systèmes, le choix du logiciel était moins conséquent que le règlement administratif en dessous.
La promesse était la même: un enregistrement des employés, un cycle de paie, un fichier d'éligibilité des avantages, une piste d'audit. Le système de l'Université de l'État de Californie a formalisé cette idée dans son système de ressources humaines communes, connu sous le nom de CHRS, qui déplace 23 campus vers le traitement partagé des ressources humaines et de la paie. Les projets de cette catégorie échouent rarement parce qu'une plate-forme manque d'une fonctionnalité. Ils s'arrêtent quand une règle de congé spécifique au campus, une lettre syndicale ou un rendez-vous de professeur de neuf mois doit être exprimé dans un logiciel qui suppose un employé de 12 mois.
Pourquoi un calendrier de paie est plus difficile qu'une plateforme
Les salaires universitaires diffèrent des salaires du secteur privé parce qu'une part substantielle du personnel académique ne reçoit pas un salaire mensuel uniforme. Les professeurs de poste peuvent être payés sur neuf ou douze mois, les rendez-vous supplémentaires sont renouvelés à des pourcentages variables de charge de travail, et les rendez-vous d'étudiants de troisième cycle comprennent la remise des honoraires, le calendrier des bourses d'études et la logique fiscale basée sur le traité.
Cette décision est visible dans la conception de l'UCPath. Le système centralisé salaire et l'administration des avantages tout en laissant certains détails de l'horaire et académique-affectation au niveau du campus. La limite n'est jamais évidente. Mettez trop de logique au centre et les campus perdent de la flexibilité; mettre trop peu et le bureau central fonctionne simplement une copie coûteuse des anciens systèmes locaux.
Ce qui change pour les salariés
Les portails d'auto-service sont la partie visible. Un membre du corps professoral qui a soumis une rémunération de voyage sur papier ouvre maintenant un portail, joint un reçu et attend l'approbation du flux de travail.Le changement utile n'est pas l'interface; c'est que le chemin d'approbation, la chaîne de fonds, le dépôt de salaire et l'enregistrement de rémunération des employés se trouvent dans une seule transaction avec un journal d'audit.
L'onboarding numérique suit la même logique. Une nouvelle lettre d'offre d'embauche, la rétention d'impôts, le contrôle de l'éligibilité à l'emploi, l'élection des prestations, le permis de stationnement et le compte réseau du campus peuvent être séquencés en un seul flux de travail au lieu de sept filets électroniques distincts.
Pour les administrateurs, le compromis est qu’un flux de travail central produit plus de données standard et moins de discrétion locale.Un gestionnaire de département qui approuvait un paiement unique avec une note est maintenant confronté à un système qui dit que l’employé n’est pas éligible en vertu de la règle configurée.Qu’il s’agisse d’un bug ou d’une décision de gouvernance, la question de la consolidation oblige les gens à répondre.
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Les principales plateformes et comment elles diffèrent dans la pratique
La conversation des fournisseurs dans l'enseignement supérieur se déroule généralement autour de trois systèmes: Oracle PeopleSoft, Workday et SAP SuccessFactors. Chacun a suffisamment de clients universitaires pour avoir accumulé des intégrations connues avec les systèmes étudiants, l'administration de la recherche et les répertoires financiers hérités.
| Plateforme | L’empreinte typique | Forces relatives en haute ed | Point de friction commun |
|---|---|---|---|
| Oracle PeopleSoft | Ressources humaines existantes, salaire, avantages; souvent déjà en cours de finances ou enregistrements étudiants | Configuration profonde pour les multi-évaluations, les salaires lourds du syndicat; base installée à long terme | Des personnalisations vieillissantes qu’aucun employé actuel ne comprend pleinement |
| Journée de travail | Cloud HCM, salaire, et parfois des modules de finance et d'étudiant | Auto-service de style consommateur, sorties fréquentes, modèle de données basé sur des objets | La migration des règles personnalisées de style PeopleSoft nécessite de repenser les pratiques locales |
| Succès de SAP | Talent, apprentissage, ressources humaines de base; souvent connecté à un salaire séparé via SAP ou un tiers | Analyse de la main-d’œuvre et gestion de l’apprentissage | Complexité de l'intégration des salaires dans les environnements académiques multi-employeur et multi-état |
Au niveau du campus, des différences pratiques apparaissent lors des tests parallèles de salaires. Une plate-forme qui traite 26 périodes de paiement à deux semaines peut encore manquer un calendrier académique étrange si la première date de paiement d'un délai d'automne atterrit avant que la ligne de location à date effective du système ne soit ouverte.
Le jour du travailMatériaux de l'enseignement supérieurConfiguration rapide de l’OraclePratique de l'enseignement supérieursouligne la base installée des clients de PeopleSoft qui se tournent vers le cloud hybride. Les deux déclarations sont suffisamment vraies en tant que marketing, mais elles ne remplacent pas un plan de migration.
Des séquences d’exécution qui durent
Les projets HCM à l’échelle du système réussissent lorsqu’ils sont séquencés par le calendrier plutôt que par le prestige du campus.UCPath de l'Université de CalifornieIl a effectué des coupures sur le campus dans des vagues planifiées afin que le centre de service central puisse absorber les questions de salaire d'un groupe de campus avant que le prochain ne soit en direct.
Les documents de gouvernance de ces projets montrent un modèle récurrent: une autorité de conception qui comprend les ressources humaines, le salaire, les prestations, l'audit interne et un représentant des affaires académiques.
Le test est l'endroit où la méthodologie décide du résultat. Les cours de salaire parallèles comparent le système hérité et le nouveau HCM pour chaque catégorie d'employés et chaque cycle de rémunération, y compris les adjoints, les chercheurs diplômés, le personnel à temps partiel et les employés résiliés avec des paiements de congés en suspens.
Le cloud ne supprime pas l’accord de négociation collective
Une hypothèse de la consolidation du cloud HCM est que la normalisation des données supprime le traitement des exceptions. Dans la pratique, les exceptions sont écrites dans les contrats. La règle de la rémunération de bureau d'un chancelier de la CSU sur le salaire supplémentaire peut être dépassée par une lettre syndicale spécifique au campus. Une politique de l'Université de Californie sur le salaire d'été peut différer en fonction de la discipline, de la source de financement et de la personne qui a signé la subvention. Le logiciel doit modéliser ces exceptions en tant que configuration, pas en tant que réflexions.
Ce qui explique pourquoi les projets multi-campus sont souvent longs.Le retard n'est pas parce que la plate-forme cloud est difficile à installer; c'est parce que chaque unité de négociation doit examiner comment les soldes de congés, les primes de vacances, les différentiels de changement et les paiements hors cycle qui suivent les documents de rendez-vous tardifs sont représentés dans le système.
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Ce que la consolidation du système signifie pour l'embauche et l'embarquement
Dans une institution consolidée, une requête d'emploi dans la HCM peut porter le numéro de poste, le grade de salaire, le groupe de bénéfices et la source de financement de l'approbation à la lettre d'offre. Le modèle de lettre d'offre peut ensuite tirer ces champs sans une réécriture humaine. Pour les candidats, le premier signe visible est souvent un portail d'auto-service qui demande des documents une fois, après quoi le système dirige la location vers le salaire, les avantages, l'accès informatique et un compte réseau du campus.
L'enseignement supérieur fonctionne toujours sur plusieurs calendriers d'embauche qu'un système de suivi des candidats générique ne comprend pas. Une recherche sur la piste du poste peut prendre neuf mois; une location postdoc financée par des subventions peut avoir besoin de commencer dans trois semaines; une location adjointe peut fermer et réouvrir chaque terme. Un HCM consolidé doit traiter les trois sans les forcer dans le même flux de travail de recrutement.
Une question manquante sur le tableau de bord
Le cas de valeur pour le cloud HCM dans l'enseignement supérieur commence généralement par des économies de coûts et se termine par la conformité. La question plus profonde est de savoir qui obtient l'auteur des règles que le système applique. Une plate-forme partagée peut rendre visible la variation légitime, ou elle peut hard-code l'interprétation d'un campus d'une politique et l'exporter vers le reste.
Le communiqué de presse répond rarement à cela. Au moment où le système fonctionne, les calendriers de salaire, les cartographies d'unité de négociation et les flux de travail d'embarquement sont suffisamment fixes pour être difficiles à modifier. La question à poser lors de la première réunion du comité directeur est de savoir si la plate-forme HCM servira à la nomination des professeurs, ou si la nomination des professeurs sera remaniée pour s'adapter à la plate-forme. La plupart des plans ne décident pas; ils découvrent simplement la réponse après la première nomination de l'automne.