Assistant de programme pour les programmes de travail étudiant : ce que ce rôle implique réellement

Le travail invisible derrière les paiements du campus

Les programmes de travail des étudiants sont une colonne vertébrale silencieuse des opérations du campus. Les salles à manger, les bibliothèques, les bureaux administratifs, les laboratoires de recherche, les centres de loisirs et les bureaux d'aide informatique comptent tous sur les employés des étudiants.

Pensez au rôle comme un pont entre quatre groupes qui parlent rarement les uns aux autres: les étudiants qui ont besoin d'emplois, les superviseurs qui ont besoin de travailleurs, l'aide financière ou le bureau de paie qui a besoin de dossiers précis, et les parents qui appellent parce que le paiement de leur enfant est en retard. Vous traitez les papiers d'embauche, vérifiez l'éligibilité à l'étude de travail, entrez les dossiers du temps, suivez les I-9 manquants et expliquez à un sophomore pourquoi leur dépôt direct n'a pas frappé le vendredi.

Les programmes d'étudiants, par les chiffres

Federal Work-Study est le plus grand programme d'emploi étudiant structuré aux États-Unis. Il fournit des emplois à temps partiel pour les étudiants de premier cycle et de troisième cycle ayant besoin financier, leur permettant de gagner de l'argent pour aider à payer les frais d'éducation.Le programme est financé conjointement par le gouvernement fédéral et l'institution, et les employeurs du campus paient généralement une part du salaire de chaque étudiant tandis que les fonds fédéraux couvrent le reste.

Mais le Federal Work-Study n'est qu'une tranche. La plupart des employés étudiants travaillent dans des emplois d'études non-travail que les institutions financent directement à partir de leurs propres budgets. Le Centre national pour les statistiques de l'éducation a longtemps rapporté qu'une grande proportion de diplômés travaillent pendant l'inscription, et pour beaucoup d'étudiants le travail n'est pas facultatif.

Un assistant de programme pour les programmes de travail des étudiants gère à la fois les postes d'études de travail et non-études de travail, ce qui signifie que vous traitez avec des règles de financement différentes, des documents différents, des niveaux différents d'urgence et des délais de conformité différents.

Ce que vous feriez réellement dans les 90 premiers jours

L'emploi des étudiants se déroule sur une horloge de semestre, et les 90 premiers jours frapperont probablement juste avant ou juste après le début d'un mandat.

• Postez des postes d'étudiants ouverts sur le tableau de travail du campus et dirigez-les vers l'approbation.
• Recueillir et vérifier les documents d'embauche: formulaires I-9, W-4, formulaires de dépôt direct et lettres d'autorisation de travail-étude.
• Vérifiez l'éligibilité de chaque étudiant avant qu'un superviseur puisse leur offrir un changement.
• Entrez et auditez les feuilles de temps, chassant les soumissions tardives d'une poignée d'infracteurs répétés.
• Répondre aux e-mails et appels téléphoniques des étudiants, des parents, des superviseurs et des départements du campus au sujet des salaires, des horaires, des politiques et des formulaires manquants.
• Exécuter des rapports pour le bureau d'aide financière, les ressources humaines, une équipe d'examen de l'accréditation, et occasionnellement un auditeur fédéral.

Rien de tout cela n'est glamour. Tout cela compte. Un I-9 manquant peut déclencher un problème de conformité fédérale. Un prix d'étude de travail mal codé peut laisser un étudiant court sur leur chèque de rémunération et en colère au mauvais bureau.

Qui doit réellement appliquer

Vous avez besoin d'une combinaison spécifique: une organisation forte, le confort avec l'entrée de données et les feuilles de calcul de base, la capacité d'expliquer les règles bureaucratiques à un jeune de 19 ans sans sonner comme un manuel de politique, et une tolérance pour faire la même tâche correctement plusieurs fois.

Le Bureau américain des statistiques du travail regroupe ce type de rôle avecSecrétaires et assistants administratifs, un domaine où les détails, la fluidité du logiciel, le calme sous le volume répétitif, et une tolérance pour faire la même tâche correctement plusieurs fois plus que le titre. Expérience avec les ressources humaines, le salaire, l'aide financière, ou les affaires étudiantes aide.

Les règles fédérales de travail-étude sont leur propre langue. Si vous avez travaillé dans un bureau d'aide financière ou traité le salaire des étudiants avant, vous connaissez déjà la différence entre un prix de travail-étude et un emploi ordinaire sur le campus.Aide étudiante fédérale travail-étude explicateurest le lieu le plus clair pour commencer, et la plupart des campus entraînent de nouveaux employés sur leurs systèmes internes de toute façon.

L’ouverture et comment l’appliquer

L'ouverture spécifique est pour un assistant de programme pour les programmes de travail des étudiants, et le poste complet comprend l'institution, la gamme de salaires si elle est fournie, et les qualifications requises.AcademicJobs.com Liste des emploispuis appliquer à traversLe portail d’applicationLe .

N'attendez pas la date limite pour commencer vos matériaux. recrutement d'étudiants tend à se déplacer rapidement juste avant un terme. Si le comité de recherche voit un candidat qualifié une semaine plus tôt, ils se déplacent souvent. Ce n'est pas une promesse à propos de cette recherche spécifique, mais c'est le modèle à travers le recrutement administratif du campus.

Comment faire paraître votre application

Les gestionnaires qui embauchent pour ce rôle ne cherchent pas une lettre de motivation générale qui dit que vous êtes passionné par l'enseignement supérieur.

Utilisez votre CV pour montrer le volume et l'exactitude. Au lieu de "assisté par les dossiers des étudiants", écrivez "traité 200 formulaires d'emploi des étudiants par semestre avec un taux d'exactitude du premier passage de 98%". Si vous avez utilisé Workday, Banner, PeopleSoft ou un système d'emploi des étudiants à la maison, nommez-le.

Votre lettre de motivation devrait répondre à quatre questions que le comité demandera réellement: Pouvez-vous gérer le travail des détails répétitifs sans s'évanouir? Pouvez-vous communiquer avec les étudiants qui sont stressés sur l'argent? Pouvez-vous apprendre un nouveau système logiciel en une semaine? Savez-vous quand escalader une exception de salaire au lieu de deviner? Répondez-leur avec un petit exemple chacun.Guide pour écrire un CV académique gagnantfonctionne aussi bien pour les rôles du personnel, même s'il est écrit avec des recherches de faculté à l'esprit.

Pourquoi ces rôles sont de plus en plus difficiles à remplir

Le chiffre d'affaires du personnel dans les bureaux d'emploi des étudiants a grimpé au fur et à mesure que les charges de travail administratives ont augmenté et que les salaires sont restés stables par rapport aux emplois comparables en dehors de l'enseignement supérieur.Association nationale des administrateurs des aides financières aux étudiantsa documenté les pressions du personnel sur les fonctions d'aide financière et d'emploi des étudiants, et les équipes de ressources humaines du campus rapportent un temps de remplissage plus long pour les rôles de coordinateur et d'assistant qu'il y a une décennie.

C'est un problème pour les étudiants.Quand un assistant du programme quitte, les postes de travail-étude ralentissent, les chèques de rémunération sont corrigés tard, les étudiants de première génération qui comptent sur les emplois du campus perdent la seule personne qui pourrait expliquer le système, et les bureaux d'aide financière font plus d'appels en colère.Les universités qui embauchent bien pour ce rôle le traitent comme une priorité de rétention, pas une pensée post-office.

Les candidats forts peuvent pousser pour un calendrier clair, un salaire réaliste, un plan de formation et un superviseur nommé. Vous ne demandez pas un traitement spécial. Vous demandez à l'institution d'agir comme votre temps compte.

Démarrer cette semaine

Si les tâches vous semblent familières parce que vous les avez faites dans un autre environnement, appliquez cette semaine. non le mois prochain. Ces recherches se terminent plus rapidement que les papiers que vous allez gérer, et les candidats les plus forts ne sont pas assis sur un peut-être.

Une étape simple : ouvrirListe des emplois, copier les qualifications requises dans un document simple, et à côté de chacun d'eux écrire le travail ou le projet spécifique où vous avez fait cette chose.Lien d’applicationLe .