La plupart des gens qui postulent pour un emploi d'analyste de budget universitaire passent toute la lettre de motivation en parlant d'Excel.Le comité de recrutement a cessé de s'en occuper dans les trente premières secondes.Il veut quelqu'un qui puisse expliquer une variance, défendre une prévision et dire à une chaise du département pourquoi un élément de ligne est éteint sans se plier sous pression.
Si vous avez cliqué sur l'ouverture de l'analyste du budget sur AcademicJobs.com, le rôle est assis dans un bureau de finance du campus, mais le travail quotidien est autant sur le jugement que sur les feuilles de calcul. Vous surveillez les budgets d'exploitation, préparez des rapports mensuels, chargez des allocations dans le système budgétaire et répondez aux questions des gestionnaires qui n'aiment souvent pas la réponse. Chaque dollar que vous surveillez paie pour l'instruction, l'aide financière, les services publics ou une position qu'un doyen assume sera toujours là.
Voici une scène réaliste. L'enregistrement de l'automne tombe en dessous de la projection. Vous êtes la première personne à modéliser ce que cela fait pour les revenus de la scolarité, marquer la pénurie, montrer au bureau du promoteur quelles demandes de dépenses peuvent attendre, et rédiger la liste de compromis pour la prochaine réunion du cabinet. Cette conversation est inconfortable. Si vous ne pouvez pas la gérer, le travail vous écrasera.
L'habileté cachée que la plupart des candidats échouent à montrer
Vous savez déjà que les analystes budgétaires préparent des rapports budgétaires et suivent les dépenses. La compétence qui sépare les finalistes est la traduction. Un président du département de chimie ne parle pas de la comptabilité des fonds. Un vice-provocat ne se soucie pas de votre tableau de bord. Ils veulent savoir s'ils peuvent remplir une section complémentaire, remplacer un administrateur de recherche, reporter un achat de logiciel ou étirer un compte de subvention dans l'année suivante. Si vous pouvez transformer un rapport de variance en une recommandation d'un paragraphe, vous devenez la personne qu'ils appellent avant qu'ils ne dépensent trop.
Les analystes budgétaires qui travaillent dans l'enseignement supérieur opèrent également à l'intérieur de la comptabilité des fonds, où chaque dollar porte une restriction ou une désignation. Un budget d'enseignement illimité se comporte différemment d'une subvention restreinte ou d'un compte auxiliaire qui gère les salles de résidence. Vous apprendrez le graphique des comptes de l'institution, mais vous apportez la compétence fondamentale: la curiosité sur la raison pour laquelle un nombre a déménagé et la confiance sur ce qu'il faut faire ensuite.
Ils argumenteront qu’ils ont promis une location, que l’argent était là l’année dernière, que le proveur l’a approuvé verbalement, et que la position a été gelée pendant six mois. Votre travail est de documenter la position actuelle, d’expliquer les options, de tenir la ligne lorsque les chiffres ne soutiennent pas la demande, et d’écrire le mémo qui enregistre la décision.
Ce que le travail quotidien implique
Le titre publié dit analyste budgétaire, mais les tâches réelles dans un bureau de financement du campus sont généralement divisées en plusieurs pièces récurrentes. Vous construisez le budget d'exploitation annuel à partir de demandes de département. Vous maintenez le contrôle de la position, qui suit chaque ligne de salaire autorisée et les postes vacants ouverts, car le travail est souvent la plus grande dépense du côté des dépenses. Vous examinez les journaux budgétaires et les transferts avant qu'ils ne postent, et vous enquêtez sur les variations chaque mois.
- Préparer les feuilles de calcul des budgets des départements et charger les allocations approuvées dans l'ERP.
- Réconciliez les positions ouvertes avec les lignes de rémunération financées avant que les recherches ne soient publiées.
- Examiner les actualités mensuelles par rapport au budget au niveau du fonds, du département et du code objet.
- Projets de projections trimestrielles et de comptes signataires susceptibles de se terminer l'année au-delà ou en dessous du budget.
- Répondre aux questions budgétaires des doyens, des directeurs et des principaux enquêteurs.
Les analystes budgétaires construisent également des projections pluriannuelles. Un collège dépendant des frais de scolarité veut savoir ce qui se passe avec le revenu net des frais de scolarité si l'inscription diminue d'un pour cent pendant trois années consécutives. Une université publique pourrait avoir besoin de montrer à un bureau du budget de l'État comment une réduction de financement proposée affecte les services étudiants.
Vous passerez du temps réel dans le système de planification des ressources d'entreprise, ou ERP, le logiciel qui combine les finances, les ressources humaines et parfois les dossiers des étudiants. les plateformes courantes comprennent Workday, Banner, PeopleSoft et Oracle Cloud, bien que le système spécifique importe moins que votre capacité à suivre une transaction du registre général à sa source.
Paiement, demande et où se trouvent les ouvertures
LeBureau américain des statistiques du travailLe 10 % le plus bas gagné en dessous de 53 990 $ et le 10 % le plus élevé gagné au-dessus de 129 920 $. Ce sont des chiffres nationaux à travers le gouvernement, les sociétés et les campus, de sorte que la gamme d'une université spécifique se déplacera avec la région, le système, et si le poste est assis dans un bureau du budget central ou une unité de doyen de l'université. La médiane cache également la variation: un analyste du budget à un petit collège d'arts libéraux peut gagner moins d'un dans un système de recherche public, mais le plus petit magasin porte souvent des tâches plus larges.
L'emploi dans l'occupation devrait croître de 3 pour cent de 2022 à 2032, plus lent que la moyenne, avec environ 3 900 ouvertures chaque année à mesure que les gens se retirent ou se déplacent dans d'autres rôles financiers. croissance plus lente ne signifie pas un marché de l'emploi facile ou un inutile.
O*net en lignedécrit le travail comme la direction de la préparation des rapports budgétaires, l'analyse des rapports de comptabilité mensuels, la synthèse des demandes et la soumission de recommandations pour l'approbation ou la non-approbation des demandes de fonds. le profil renforce également des compétences telles que l'écoute active, la pensée critique, l'évaluation des systèmes et la compréhension de la lecture.
Les erreurs d'entrevue qui mettent fin aux candidatures
Vous pouvez contrôler la plupart de cela. La première erreur est le langage vague. Lorsqu'on vous demande comment vous géreriez un déficit au milieu de l'année, ne dites pas que vous examineriez les données et communiqueriez avec les parties prenantes. Disons que vous tireriez le répertoire général actuel, compareriez les actualités par rapport au budget au niveau du fonds et du code objet, identifiez les dépenses récurrentes qui peuvent être arrêtées, et apportez le proverbe trois options classées par impact.
La deuxième erreur est de traiter la comptabilité des fonds comme un choix. Dans un bureau de finances du campus, l'analyste budgétaire doit connaître la différence entre un fonds restreint et un fonds non restreint et pourquoi une subvention ne peut pas payer pour un coût d'exploitation général. Si vous ne le savez pas avant l'entretien, apprenez-le.
Si vous avez utilisé Oracle dans un stage il y a six ans, ne le mentionnez pas comme une compétence primaire. Un panel de dix minutes peut le dire. Au lieu de cela, dites ce que vous avez fait avec elle et demandez quel système l'institution utilise. L'honnêteté sur les systèmes se lit comme confiance, et cela vous donne la possibilité de dire à quelle vitesse vous apprenez.
Comment lire le billet avant de postuler
Avant d'écrire quoi que ce soit, ouvrez la liste officielle de l'analyste budgétaire et lisez les qualifications requises en tant que liste de vérification oui/non. Ne vous engagez pas à postuler si vous manquez un élément requis. Cherchez les mots qui vous disent quel modèle de budget l'institution utilise: gestion du centre de responsabilité, budgétisation incrémentale, budgétisation basée sur zéro ou budgétisation basée sur des formules. La gestion du centre de responsabilité, ou RCM, donne aux écoles et aux unités plus de contrôle sur leurs propres revenus et coûts, ce qui déplace le travail de l'analyste vers le soutien des décisions au niveau de l'unité. Le budgétisation incrémentale commence à partir de la base de l'
Ensuite, correspondez vos points de balles aux verbes de la publication. S'il dit surveiller les dépenses budgétaires, écrivez un budget d'exploitation de 12 millions de dollars surveillé et réduisez les déficits de fin d'année de 3 pour cent grâce à l'examen mensuel de la variance. Les chiffres avec un signe de dollar et un résultat font plus que des adjectifs. Si vous n'avez pas de chiffres de salaire en dollars parce que vous avez travaillé dans un bureau plus petit, utilisez les pourcentages, le volume de transaction, le nombre de départements servi, ou la fréquence des rapports.
Vous trouverez l'ouverture actuelle àListe des analystes budgétaires de AcademicJobs.comVous pouvez commencer le processus par lePortail d'application officielAvant de soumettre, exécutez votre CV contre leCV conseils écrits pour les rôles universitairessi votre carrière a été en dehors de l'enseignement supérieur; analyste budgétaire reprend dans un environnement du campus récompense le langage simple au-dessus de la mise en forme académique.
La prochaine étape de cette semaine
Voici une tâche qui vous mettra devant la plupart des candidats. Postez l'analyste du budget et marquez chaque système, modèle de budget, type de fonds et rapport nommé dans celui-ci. Ensuite, élaborez cinq points de balles de votre propre travail qui utilisent le même langage. Pour un rôle qui liste l'analyse de la variance, votre bulle devrait indiquer la taille du budget, la fréquence de l'examen, le résultat et les systèmes utilisés. Pour un rôle qui liste le contrôle de la position, montrer un moment où vous avez concilié une liste de postes vacants ou attrapé une location non financée avant de le faire fonctionner.
N'envoyez pas le même curriculum vitae à dix campus. Les analystes budgétaires qui embauchent des gestionnaires dans l'enseignement supérieur lisent pour la fluidité avec des fonds restreints, des recettes sensibles à l'inscription, le contrôle de la position et les cycles de décision lents. Si vos matériaux ne parlent que dans des termes d'entreprise, ils supposeront que vous n'avez pas pensé à la mission de l'institution.
Cette semaine, ouvrez le message en direct sur le lien ci-dessus, identifiez le système de budget ou le modèle qu'il nomme, réécrivez votre première balle de CV pour inclure ce terme exact avec un résultat mesurable et soumettez-le avant la date limite.