Qu'est-ce qu'eRA Commons ? Un guide pratique pour les chercheurs

Le système est exploité par le National Institutes of Health's Office of Extramural Research. Il donne aux candidats aux subventions, aux officiels signataires, aux enquêteurs principaux et au personnel du NIH un seul enregistrement pour chaque demande et récompense. Il ne remplace pas Grants.gov; il reçoit ce que Grants.gov envoie et devient l'espace de travail spécifique du NIH.

Pour tout chercheur nommé sur une demande NIH, un compte eRA Commons est un besoin d'infrastructure, pas un supplément facultatif.Cela inclut les chercheurs principaux, les co-chercheurs, les étudiants de troisième cycle, les étudiants de troisième cycle sur les subventions de formation, et le personnel de laboratoire qui aident avec la déclaration.

Qui utilise le portail, et ce qu'il fait réellement

Les principaux enquêteurs utilisent eRA Commons pour vérifier l'état de la demande, lire les scores de priorité et les déclarations de synthèse, et soumettre des rapports de progrès. Les responsables signataires des institutions de recherche l'utilisent pour soumettre des portions institutionnelles de demandes, demander des extensions sans frais, et gérer les comptes d'utilisateurs.

Les assistants administratifs et les gestionnaires de laboratoire peuvent être mis en place en tant que délégués avec un accès limité à des tâches spécifiques. Les communautés remplissent également plusieurs rôles institutionnels: signer des rôles officiels, administratifs et financiers de conflit d'intérêts, entre autres. Chaque rôle a des autorisations distinctes, et soumettre sous le mauvais rôle peut retarder une action.

Ce que le système ne fait pas est d'écrire ou de formater la science. la préparation de l'application se produit toujours dans les flux de travail des documents propres d'un laboratoire, et la soumission initiale passe par Grants.gov ou le système de soumission ASSIST du NIH. Une fois que l'application atteint le NIH, le Commons devient la source de l'enregistrement.

Un calendrier typique de la soumission à l'attribution

Lorsqu'une demande est d'abord soumise via Grants.gov et traitée par le NIH, le PI voit un état indiquant que la demande a été reçue. Cette ligne change à mesure que la demande passe à l'examen par les pairs et ensuite au conseil du NIH qui considère la demande.

Après l'examen, le score de priorité apparaît dans Commons. La déclaration de synthèse, qui contient la critique écrite des critiques, est généralement publiée sur le portail avant qu'elle n'atteigne la boîte aux lettres par l'intermédiaire d'un bureau des subventions.

Si l'application est susceptible d'être financée, une demande Just-in-Time apparaît. L'examen du conseil suit, puis l'avis de récompense, et finalement le compte de récompense devient actif. Chaque étape est reflétée comme une mise à jour de l'état dans le portail. Pour les candidats pour la première fois, apprendre à lire cet écran d'état importe plus que de mémoriser la terminologie de la subvention.

Créer un compte, étape par étape

Les chercheurs individuels ne peuvent pas s'inscrire pour eRA Commons. L'institution doit d'abord compléter sa propre chaîne d'enregistrements. Cette chaîne commence par un identifiant d'entité unique de SAM.gov, se poursuit par un enregistrement SAM actif et un enregistrement Grants.gov, et se termine par un enregistrement eRA Commons institutionnel. L'agent de signature de l'institution crée ensuite des comptes pour les personnes qui en ont besoin.

La documentation d'aide eRA de NIH décrit la séquence pour les chercheurs: contactez votre bureau de recherche sponsorisée ou administrateur de subventions, demandez à être ajouté dans eRA Commons, recevez une invitation temporaire ou un mot de passe, puis connectez-vous viaeRA Commons aide en ligneÀ partir de septembre 2021, l'enregistrement nécessite un compte Login.gov avec authentification à deux facteurs. Un chercheur avec un ancien nom d'utilisateur et mot de passe Commons doit toujours lier ce compte à Login.gov pour passer par la porte d'entrée.

Après la première connexion, remplissez immédiatement le profil public : nom, diplôme, emploi et coordonnées. Le profil se connecte à la bibliographie de NCBI pour le suivi des publications, et il accepte un iD ORCID.

Tâches clés que les chercheurs font dans eRA Commons

Suivi de l’état de l’application.Une fois qu'une demande est soumise, le PI peut voir les changements d'état dans le Commons. L'enregistrement passe de la réception à travers l'examen par les pairs, l'examen du conseil, et finalement à l'attribution ou non financé. Le score de priorité et la déclaration de résumé sont publiés sur le portail lorsque disponible. Vérifier directement le Commons est plus rapide que d'attendre un courrier électronique, en particulier pour les PI qui soumettent par l'intermédiaire d'un bureau central.

Information juste en temps voulu.NIH envoie des demandes Just-in-Time uniquement aux demandes qui sont susceptibles d'être financées. Le PI télécharge ensuite d'autres supports, la certification de l'approbation de l'IRB ou de l'IACUC et des documents liés à la formation en réponse.

Rapports sur les progrès de la recherche.Les RPPR annuels, les RPPR intermédiaires et les RPPR finaux sont soumis par l'intermédiaire des Communes.Le PI ou un délégué remplit les sections; le signataire officiel soumet.Page de RPPRdécrit les sections et les délais requis. Un rapport d'avancement retardé retient un financement de poursuite non concurrentiel.

Les extensions sans frais et les demandes d'approbation préalable.De nombreuses extensions sans frais sont initiées dans les Communes par le PI et soumises par l'institution. C'est aussi là que certaines demandes d'approbation préalable vont, en fonction du mécanisme de subvention. Le parcours exact varie selon l'attribution, donc vérifier les conditions de l'avis de récompense est la première étape.

XTrain pour les bourses de formation.Sur les prix de formation institutionnelle tels que les T32, les formulaires de rendez-vous et les avis de résiliation pour les stagiaires sont traités via le module xTrain. les étudiants de troisième cycle et les étudiants postdoctoraux sur ces bourses peuvent avoir besoin de leurs propres comptes pour soumettre les formulaires à temps.

Tâches communes de conformité après le financement

Le financement ne met pas fin au travail communautaire. Les publications découlant du prix sont gérées par l'intermédiaire de My NCBI's My Bibliography, liée au profil eRA Commons.Politique d’accès public, et un RPPR final peut être retardé si les publications ne sont pas liées et conformes.

Les fonctionnaires institutionnels utilisent le Commons pour vérifier que les sujets humains et les approbations du bien-être animal sont à jour, et pour soumettre les déclarations d'invention et les documents de clôture qui terminent un prix.

Les changements récents et pourquoi ils comptent

Le changement le plus net dans l'utilisation quotidienne est l'exigence Login.gov, qui a apporté l'authentification à deux facteurs à chaque session de Commons. Dans la pratique, cela signifie qu'un chercheur a besoin d'un téléphone ou d'un authentificateur disponible, et les anciennes informations d'identification communautaires partagées ne correspondent plus à la façon dont le NIH gère l'accès.

Du côté institutionnel, les numéros DUNS ont cessé d'être l'identifiant pour les prix fédéraux. Depuis avril 2022, le gouvernement utilise l'identifiant d'entité unique depar .govLes institutions qui n'ont pas mis à jour leurs profils peuvent bloquer une nouvelle inscription Commons ou une mise en place de prix.

NIH a également gardé le Commons lié à d'autres infrastructures de recherche: les iDs ORCID et My Bibliography sont visibles à partir du profil, et les données sont transmises à SciENcv pour les cinémas.

Conseils pratiques pour les chercheurs de première

• Demandez pour un compte eRA Commons le jour où vous commencez une demande de subvention, pas quand un R01 est due. bureaux des institutions peuvent prendre plusieurs jours pour traiter les demandes de compte, en particulier dans les semaines de volume élevé fin décembre et fin janvier.
• Mettre en place Login.gov et l'authentification à deux facteurs avant de voyager.Certains systèmes NIH nécessitent un deuxième facteur pour chaque session, et le remplacement d'un appareil perdu pendant qu'un rapport de progrès est dû crée un stress évitable.
• Lien ORCID et ma bibliographie immédiatement.Cela enregistre l'entrée de données dupliquées et maintient votre liste de publications alignée avec les systèmes NIH sur les applications futures.
• Utilisez un compte de délégué pour le personnel du laboratoire qui a besoin de télécharger des documents mais ne devrait pas avoir l'accès au niveau PI complet.
• Lisez l'écran d'état eRA Commons plus que votre boîte de réception autour des semaines de délai. L'écran d'état est l'enregistrement autorisé lorsqu'une application est passée à l'examen, lorsqu'une déclaration de synthèse est publiée et lorsqu'une extension sans frais est approuvée.

La plupart des erreurs dans eRA Commons ne sont pas des défaillances techniques; ce sont des problèmes de rôle et des problèmes de timing. Un officier de signature soumettant sous le mauvais rôle, un délégué sans autorisation, une réponse JIT envoyée avant la demande, ou un rapport de progrès manquant liens de publication sont les modèles courants.

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