A maioria das universidades trata o treinamento de sistemas de RH como uma reflexão, então age surpreso quando uma nova plataforma de Gerenciamento de Capital Humano é lançada e ninguém fora da equipe do projeto pode usá-lo.É a lacuna que este papel preenche.Um especialista em treinamento de sistemas de RH ensina pessoal de RH, gerentes de contratação, administradores de departamento e, às vezes, cada funcionário como usar a tecnologia de RH da universidade sem apresentar quarenta bilhetes de ajuda.
Se você está contratando um, ou você está se perguntando se este é o seu próximo movimento, você deve saber que o título é confuso. O mesmo trabalho aparece como HRIS (Sistema de Informação de Recursos Humanos) Treinador, HCM Trainer, Treinador de Tecnologia de Recursos Humanos, Especialista em Aprendizagem e Desenvolvimento com um foco em sistemas, ou Treinamento Lead em um escritório de transformação de recursos humanos. O trabalho é uma mistura: design instrucional, análise de sistemas, gerenciamento de mudanças e diplomacia suficiente para lidar com uma sala cheia de administradores departamentais que gostaram melhor do velho sistema.
O que o papel realmente faz
O trabalho diário é granular e repetitivo, e isso é o que torna os bons tão difíceis de substituir.
Você gasta sua semana construindo guias curtos para processos que a maioria das pessoas faz uma vez: submeter uma requisição de emprego, aprovar um cronograma, atualizar uma eleição de benefícios, processar um pedido de licença.Então você executa sessões de treinamento ao vivo para novas contratações, horas de escritório abertas após uma atualização do sistema, gravar vídeos curtos que vivem no sistema de gerenciamento de aprendizagem da universidade e responder à mesma pergunta urgente em três canais diferentes do campus Slack.
Quando um módulo muda - uma nova regra de folha de pagamento, um formulário de revisão de desempenho redesenhado, uma integração com o sistema de informação do aluno ou uma mudança de elegibilidade de benefícios - você atualiza cada pedaço de material de treinamento que o toca.
- Projetar e fornecer treinamento liderado por instrutores, workshops virtuais e módulos de e-learning autônomo.
- Escrever guias de referência rápida, ajudantes de emprego, FAQs e documentação passo a passo para processos de RH.
- Manter o conteúdo de treinamento alinhado com as mudanças de configuração do sistema e as versões de fornecedores duas vezes por ano.
- Executar sessões de treinamento para parceiros de negócios de RH e administradores de departamento.
- Acompanhar a conclusão do treinamento, medir a confiança do usuário após o go-live e relatar as lacunas de adoção para os leads do projeto.
Você não é a pessoa que configura o sistema. Você não é o suporte técnico. Você é o tradutor que está sentado entre o administrador do sistema e a pessoa que só precisa aprovar uma contratação antes do almoço.
Onde o papel está em uma universidade
É aqui que o contexto de ed superior importa.As universidades não são um departamento de RH; são dezenas de funções de RH distribuídas que carregam uma marca.Uma única implementação muitas vezes tem que servir HR central, salário, benefícios, assuntos acadêmicos, administração de pesquisa e um centro médico que corre em um calendário diferente.
Essa descentralização forma o trabalho de maneiras que um papel de treinamento corporativo raramente vê. Você treina pessoas com níveis e processos de acesso muito diferentes. Uma cadeira de departamento que precisa aprovar um aumento de mérito não é o mesmo público que um administrador de subsídios entrando dados de relatórios de esforço ou um funcionário estudantil verificando seu salário.
CUPA-HR, a associação profissional para líderes de RH de nível superior, passou anos documentando como as estruturas de RH do campus diferem por tamanho e tipo de instituição. O especialista em treinamento pode relatar ao diretor do HRIS, ao chefe de recursos humanos, à unidade de desenvolvimento organizacional ou a um escritório central de gerenciamento de projetos durante uma implementação. Em faculdades menores, o papel é dobrado para a posição de generalista de RH. Em um escritório de sistema grande, é uma equipe dedicada que suporta vários campi.
Se a universidade está migrando da Oracle PeopleSoft para o Workday, ou de um sistema interno para o SAP SuccessFactors, o especialista em treinamento frequentemente se junta antes de ir ao vivo e fica muito tempo depois.
Habilidades e qualificações que fazem você shortlist
Os comitês de contratação em ed superior cometem o mesmo erro com este papel que fazem com os designers de instrução: eles escrevem uma lista de desejos tão específica que nenhum candidato vivo a atende, depois se ajustam a alguém que conhece o software, mas não pode ensinar.
A lista curta realista tem dois aglomerados.Em primeiro lugar, treinamento e comunicação: você pode tomar um processo de 40 passos e reduzi-lo a três comandos sem perder a manipulação de exceções.Em segundo lugar, alfabetização de sistemas: você entende o suficiente sobre como a estrutura de banco de dados, fluxos de trabalho, funções de segurança e pontos de integração funcionam para saber por que um usuário vê um erro, mesmo que você não possa consertá-lo sozinho.
A experiência com a plataforma ajuda, mas os ecossistemas dos fornecedores são amplos. Workday, Oracle, SAP SuccessFactors e Unit4 todos têm suas próprias faixas de certificação. Uma universidade que executa Workday muitas vezes solicitará treinamento de Workday ou exposição de configuração; um campus na PeopleSoft cuida dos menus e consultas da PeopleSoft. A habilidade transferível é aprender como a estrutura do menu de um novo sistema, o processo de negócios, a cadeia de aprovação e os fundamentos de relatórios se encaixam rapidamente.
As certificações podem ajudá-lo a se destacar.Associação para o Desenvolvimento de Talentosoferece as credenciais Certified Professional in Talent Development (CPTD) e Associate Professional in Talent Development (APTD) para profissionais de aprendizagem e desenvolvimento; eRecursos de tecnologia de RH da SHRMNão substitui o conhecimento específico da plataforma, mas eles sinalizam que você entende a aprendizagem de adultos e a adoção organizacional, que são as duas metades deste papel.
Salário, títulos e caminho de carreira
As universidades colocam isso na banda de treinamento e desenvolvimento, não na banda de tecnologia da informação, mesmo que a pessoa precise de ambos os conjuntos de habilidades.
O que você pode ganhar depende se o papel é em um escritório central do sistema, uma grande universidade de pesquisa, uma faculdade comunitária, ou uma pequena instituição privada fora de um grande metrô. formadores de RH generalistas em campi menores podem sentar-se em uma classe administrativa mais baixa. Especialistas que lideram o treinamento Workday ou SAP em vários campi comandam mais, particularmente se eles vieram de um parceiro de fornecedores ou um grande sistema público que já foi ao vivo.
A progressão não é uma escada limpa. Próximos movimentos comuns incluem analista de sistemas de RH sênior, gerente de HRIS, líder de desenvolvimento organizacional ou gerente de treinamento. Algumas pessoas permanecem técnicas e se movem para a configuração; outros vão mais fundo no design de aprendizagem e deixam os sistemas para trás. Em ed superior, a maneira mais rápida é geralmente sobreviver a uma implementação importante, documentar o que funcionou e levar esse livro para o próximo campus.
Arranjos remotos e híbridos são comuns para este papel, especialmente em escritórios de sistemas que suportam vários campi. Você muitas vezes verá a posição aberta a candidatos em um estado ou fuso horário específico, mesmo quando a própria universidade não é remota-primeira.
As universidades estão erradas
Eu vi universidades desperdiçando meses nesta contratação porque escreveram o anúncio de emprego como um aviso legal e entrevistaram como se o papel fosse puramente clerical.
Diga aos candidatos em que sistema eles vão treinar, quais módulos importam, e se eles vão construir o programa de treinamento do nada ou herdar um.
A versão fraca deste trabalho é alguém que pode clicar através de telas; a versão forte é alguém que pode executar uma sala, diagnosticar confusão em tempo real, reconstruir uma lição no local, e manter uma sala de administradores céticos envolvidos.
Lembre-se também de que os candidatos estão entrevistando você.Quanto mais tempo o seu comitê de pesquisa levar, mais provável é que um bom candidato aceite um papel de implementação corporativa com um cronograma claro e um salário melhor.
Como contratar esse papel sem perder o tempo de todos
- Escreva se a pessoa vai treinar salário, benefícios, rastreamento de tempo, recrutamento, ou todos eles, e seja honesto sobre o estado da documentação.
- Diga aos candidatos o nome e a versão do sistema, mesmo que você não tenha terminado a descrição do trabalho.
- Entrevista para capacidade de ensino, não apenas conhecimento de produto.Dê aos candidatos um processo de RH simples e peça-lhes para ensinar isso de volta em cinco minutos.
- Defina um cronograma de duas semanas a partir da entrevista final para oferecer, e obtenha a autoridade de contratação para concordar antes de postar.
- Pague pelas habilidades de sistemas, não apenas as habilidades de treinamento. Classifique o trabalho contra seus papéis de analista do HRIS, não contra um treinador de nível de entrada.
Como se mover para esse papel de empregos adjacentes
Você não precisa de um título tradicional para chegar aqui.Os dois caminhos de alimentação mais comuns são o coordenador de RH da universidade ou generalista que se torna o treinador de sistema não oficial e o designer de instrução que aprende fluxos de trabalho de RH.
Se você já está no campus e você é a pessoa que os colegas chamam quando eles estão presos no sistema de RH, comece a documentar o que você os ensina.Construa uma pequena biblioteca de gravações de tela, guias de uma página, correções de erros comuns e uma pequena FAQ que você pode compartilhar com novos empregados.
Se você está fora do ed superior, procure papéis de treinamento de tecnologia de RH em cuidados de saúde, governo, grandes organizações sem fins lucrativos e centros de serviços regionais. Eles usam sistemas semelhantes e estruturas descentralizadas semelhantes. A transição para uma universidade é mais fácil do que o inverso porque você já saberá como treinar usuários que fazem o trabalho de RH como um segundo emprego.
Aprenda o vocabulário da plataforma que sua universidade-alvo usa. Se for Workday, entenda os processos de negócios, os grupos de segurança, os fundamentos de relatórios e como as aprovações fluem. Se for PeopleSoft, saiba como encontrar seu caminho ao redor dos menus e explicar aprovações. Você não precisa ser um desenvolvedor, mas você precisa estar um passo à frente de seus alunos.
Aqui está sua ação esta semana. Pegue uma descrição de trabalho de treinamento de sistemas de RH ao vivo em uma universidade para a qual você realmente trabalharia, e circule o primeiro módulo que ele menciona. Se você tiver experiência com esse módulo, construa um tutorial de uma página para o processo mais difícil nele. Se você não, aprenda a terminologia desse módulo até que você possa explicá-lo a uma cadeira de departamento sem parar.
Photo by Vitaly Gariev on Unsplash